Enterprise-Dokumentenverwaltung
Integrieren Sie Ihr Dokumentenmanagement-System mit Templafy für einfachere Arbeitsabläufe und bessere Compliance.
Was ist Enterprise-Dokumentenverwaltung?
Viele Unternehmen stehen aufgrund der Art und Weise, wie ihre Mitarbeiter Dokumente verwenden, vor großen Herausforderungen. Da die für die tägliche Arbeit erforderlichen Dokumente oft auf viele Ablageorte verteilt sind, ist es für die Mitarbeiter schwierig, auf diese zuzugreifen. Bei der Enterprise-Dokumentenverwaltung geht es um die Archivierung, Lokalisierung, Aktualisierung und Bereitstellung von Dokumenten, mit dem Ziel, Arbeitsabläufe und Betriebsergebnisse zu optimieren.
Zu den Funktionen von Enterprise Document Management, auch bekannt als Dokumentenverwaltungssystem oder Document Management Solution (DMS), zählen unter anderem:
- Die Fähigkeit, elektronische Dokumente strukturiert und zugänglich bereit zu stellen.
- Archivierung, Bearbeitung und Organisation von Dokumenten, die von Unternehmen benötigt und verwendet werden.
- Leichte Verfügbarkeit zur Förderung von Produktivität und Compliance.
- Integration mit lokalen oder Cloud-basierten IT-Lösungen.
Produktivität und Compliance durch zentrale Verwaltung
Dokumentmanagementsysteme spielen eine wichtige Rolle, wenn es darum geht, Mitarbeiter bei der schnellen und einfachen Erstellung von konformen Dokumenten zu unterstützen. Mit der Enterprise-Dokumentenverwaltung wird der Erstellungsprozess für Dokumente grundlegend verändert. Klicken Sie hier, um weitere Informationen zu den einzelnen Aspekten zu erhalten.
Täglich greifen Mitarbeiter von vielen Standorten auf viele Dokumente zu
Schon immer mussten Unternehmen eine Vielzahl von Dokumenten verwalten, archivieren und organisieren.
Die Dokumentenverwaltung ist für Großunternehmen noch komplexer geworden. Aufgrund ihrer Größe werden täglich unglaublich viele Dokumente von den Mitarbeitern verwendet. Um die richtige Version dieser Dokumente zu finden, müssen oft Intranets oder komplexe Ordnerstrukturen durchsucht werden. Dies führt zu Zeitverlust und birgt die Gefahr von Nichteinhaltung bei der Verwendung veralteter Dokumente.
Aufgrund der fortlaufenden digitalen Transformation ist die Enterprise-Dokumentenverwaltung eine zunehmend wichtige Online-Lösung, bei der Online-Systeme die Archivierung und Organisation von Dokumenten übernehmen. Enterprise-Dokumentenverwaltungssysteme bieten mehr Vorteile, als die manuelle Bearbeitung:
- Online-Systeme steuern die Archivierung und Organisation von Dokumenten.
- Passende Dokumente können in Sekunden gefunden werden.
- Mit vielen Endgeräten kompatibel.
- Für eine Vielzahl von Standorten verfügbar, wenn Cloud-basiert.
Die Verwendung von Enterprise-Dokumentenverwaltung fördert die Produktivität von Mitarbeitern
Mitarbeiter werden durch Fortschritte in ihrer Arbeit motiviert und reagieren frustriert, wenn diese verhindert werden. Es kommt oft vor, dass Mitarbeiter viele Stunden in der Woche damit verbringen, die für ihre Arbeit relevanten Informationen zu suchen, dazu zählt auch die Suche nach Dokumenten, die sie verwenden müssen. Dieser Zeitaufwand ist für Mitarbeiter nicht nur frustrierend und demotivierend, sondern sorgt auch für eine erhebliche Beeinträchtigung der möglichen Arbeitsleistung.
Darum gibt es eine starke Nachfrage nach Produkten, die die Produktivität unterstützen, wie z.B. Apps, Technologien und Dokumentmanagementsysteme. Dokumentmanagementsysteme ermöglichen Mitarbeitern, schnell das richtige Dokument zu finden, damit sie ihre Arbeit effektiver durchführen können. Dies führt dazu, dass Mitarbeiter motivierter arbeiten und weniger frustriert auf den Zeitaufwand reagieren, der für das Finden der notwendigen Dokumente zu Arbeitsbeginn erforderlich ist. Zudem spart das Unternehmen Zeit und Geld, da die Arbeit schneller erledigt wird.
Dokumentenverwaltung schützt vor nicht konformen Dokumenten
Dokumentmanagementsysteme schützen vor Nichtkonformität. Sind Dokumente schwierig zu finden, werden Mitarbeiter wahrscheinlich eine von zwei Handlungen durchführen:
- Sie erstellen eine eigene Version des Dokuments.
- Sie verwenden eine alte, auf ihrem Desktop gespeicherte Version.
Beide Handlungen können zu Nichtkonformität führen.
Nichtkonformität ist für jedes Unternehmen ein wichtiges Thema. Rechtliche Unstimmigkeiten können zu großen Problemen mit schwerwiegenden Folgen für das Unternehmen führen. Normalerweise konzentrieren sich Mitarbeiter darauf sicherzustellen, dass das Dokument, das sie erstellen, die richtigen Angaben für seinen Zweck enthält, ohne sich um Compliance zu kümmern.
Durch die Verwendung von Enterprise-Dokumentenverwaltungsprodukten sind rechtskonforme Dokumente für alle Mitarbeiter leicht zugänglich. Die Archivierungs- und Suchmöglichkeiten der Dokumentenverwaltungsprodukte ermöglichen ein schnelles Auffinden des richtigen Dokuments, das dank der zentralen Verwaltung dieser Anwendungen immer die aktuell konforme Version enthält. Dadurch sinkt das Risiko, dass Mitarbeiter nicht konforme Dokumente verwenden und mögliche Konsequenzen für das Unternehmen werden vermieden.
Templafy fügt sich in Dokumentenverwaltungssysteme ein
Templafy ist kein Dokumentenverwaltungssystem, aber es arbeitet mit diesen zusammen, da es die Bedeutung von Dokumentenverwaltungssystemen für Arbeitsabläufe versteht und so dazu beiträgt, die Investitionen für diese zu amortisieren.
Die Templafy-Plattform ist ein wichtiger Aspekt dieses Dokumentenökosystems: Templafy wurde entwickelt, um die Produktivität zu steigern und die Konformität in allen Phasen des Dokumenten-Workflows zu gewährleisten.
- Lässt sich in lokale und Cloud-basierte Dokumentenverwaltungssysteme integrieren.
- Macht Inhalte und Elemente direkt in Microsoft Office verfügbar.
- Unterstützt die Dokumenterstellung.
Bietet Mitarbeitern alles, was sie brauchen, und zwar dort, wo sie arbeiten
Die meisten Dokumente aus Dokumentenverwaltungssystemen werden in Microsoft Office geöffnet und dort wird auch Templafy geöffnet. Die richtigen Dokumente sind leicht zugänglich und werden mit individuellen Mitarbeiterdaten und relevanten Rechtshinweisen dynamisch personalisiert. Dies spart Zeit und garantiert Compliance. Die Templafy Library enthält ebenfalls nützliche Inhalte für den Erstellungsprozess von Dokumenten, wie Vorlagen, Textelemente, Logos und Bilder.
Über eine zentralisierte Plattform ermöglicht Templafy die Steuerung und Bereitstellung von Unternehmensinhalten und fügt sich nahtlos in bestehende Content Management Lösungen in der IT-Infrastruktur ein.
Dadurch unterstützt Templafy die Produktivität und Compliance von Großunternehmen.
Neben der Integration in Dokumentenverwaltungssysteme bietet Templafy auch Dokumentenautomatisierung, Inhaltsvalidierung, E-Mail-Signaturverwaltung und PowerPoint-Produktivität, was zu produktiven und konformen Dokumenten beiträgt und die Mitarbeiterzufriedenheit erhöht.