Bereitstellung und Verwaltung von Schriftarten

Was ist Schriftenverwaltung?

Unter Schriftenverwaltung versteht man die Art und Weise, wie Unternehmen die von ihren Mitarbeitern verwendeten Schriftarten bereitstellen und verwalten. Sie wird durch Technologien wie Bereitstellungssoftwares und Font-Management-Softwares ermöglicht.

Schriftenverwaltung ist wichtig, weil Schriftarten maßgeblich zur visuellen Identität einer Marke beitragen, ebenso wie die Schriftfamilien, zu denen die Schriftarten gehören. Schriftarten bringen zum Ausdruck, was ein Unternehmen ist, wofür es steht und wie es seine gesamte Kommunikation gestalten möchte. Zu jeder etablierten Marke gehört eine unverwechselbare Schriftart und die Schriftart ist so ausdrucksstark, dass die Marke schon anhand weniger Buchstaben erkennbar ist.

Schriftarten sind wichtig, um:

die Markenpersönlichkeit zu beschreiben.
Menschen anzusprechen.
einen unvergesslichen Eindruck zu hinterlassen.

Dafür ist es wichtig, dass Schriftarten an jedem Berührungspunkt mit der Marke sichtbar sind.

Schriftarten und Branding

Schriftarten sind ein Teil der Markenidentität

Verbraucher erkennen Marken hauptsächlich an deren Schriftarten. In unserer Welt voller verschiedener Marken können Verbraucher durch Schriftarten von der ersten Interaktion an Assoziationen zu einer Marke bilden. Obwohl es unterschiedliche Berührungspunkte mit einer Marke gibt, ist die Schriftart fast überall einheitlich, von Logos bis hin zu Unternehmensdokumenten.

Schriftarten werden ausgewählt oder gestaltet, um das zu kommunizieren, was die Marke vermitteln möchte. Die visuelle Gestaltung einer Marke hängt oft stark von der gewählten Schrift und den Schriftarten ab, die für verschiedene Arten der Kommunikation verwendet werden. So kann eine Schriftart beispielsweise vermitteln, wie kraftvoll, modern oder kreativ eine Marke ist und die Verwendung verschiedener Schriftarten kann mit Serifen für einen formellen Brief und serifenlos für eine informelle Kommunikation, z. B. auf einem Flugblatt, gezielt gesteuert werden.

Im Rahmen des digitalen Wandels greifen Kunden zunehmend auf digitale Inhalte zu – über Websites, Apps und Online-Tools. Dies bringt Vor- und Nachteile mit sich: Unternehmen müssen nun überlegen, wie sich ihre Schrift mit verschiedenen Formaten und Bildschirmgrößen verändert und wie sie digital dargestellt wird.

Bereitstellung von Schriftarten

Anforderungen für Schriftarten in Unternehmen

Obwohl Schriftarten ein starkes Markeninstrument sind, können sie sich als problematisch erweisen. Für große internationale Unternehmen ist es schwierig, eine Schriftart zu finden oder zu erstellen, die sich für eine Vielzahl von Kommunikationsprozessen in verschiedenen Branchen eignet. Das Unternehmen muss eine Schriftart wählen, die sowohl für eine Werbeanzeige als auch für einen Geschäftsbrief geeignet ist.

Außerdem muss die jeweilige Schriftart in vielen Fällen für das Internet und gedruckte Inhalte passen, was die Auswahl der Schriftart zusätzlich erschwert. Wenn sich ein Unternehmen dafür entscheidet, eine individuelle oder maßgeschneiderte Schriftart erstellen zu lassen, anstatt eine Lizenz zu kaufen, muss diese die Verwendung aller denkbaren Sprachen und Symbole unterstützen. Für ein internationales Unternehmen müssen dabei eine Vielzahl an Symbolen abgedeckt werden, um alle Firmenstandorte einzuschließen, die in verschiedenen Sprachen und Ländern operieren.

Schriftenverwaltung

Schwierigkeiten bei der Verwaltung und Bereitstellung von Schriftarten

Sobald ein Unternehmen seine Schriftart gekauft oder gestaltet hat, muss sichergestellt werden, dass die Schriftart auch verwendet wird. Eigens erstellte Schriftarten können nur verwendet werden, wenn sie auf dem Gerät jedes einzelnen Mitarbeiters installiert sind. Die Bereitstellung der Schriftarten erfordert viel Zeit und Ressourcen, vor allem von der IT-Abteilung. Je größer das Unternehmen, desto schwieriger ist diese Aufgabe – die Bereitstellung einer Schriftart für zehn Mitarbeiter ist viel einfacher als für Tausende von Mitarbeitern.

Außerdem ist es schwierig zu kontrollieren, ob Mitarbeiter Firmenschriftarten, die per E-Mail gesendet oder im Intranet verlinkt werden, auch wirklich herunterladen. Daher verwenden viele Mitarbeiter nicht die richtigen Schriftarten und die Ausgaben für die Anschaffung der Schriftart waren reine Verschwendung. Auch wenn Mitarbeiter die Markenschriftart herunterladen, ist damit nicht garantiert, dass sie immer verwendet wird. Nach dem Download der Schriftart ist es außerdem schwierig, Aktualisierungen zu installieren, wenn z. B. eine neue Schriftart zur Familie hinzugefügt wird. Dies führt dazu, dass Schriftarten, die ein großes Branding-Potenzial haben, aufgrund technischer Schwierigkeiten kaum genutzt werden.

Schriftenverwaltung

Software löst Probleme bei der Bereitstellung von Schriftarten

Programme für die Schriftenverwaltung sind eine Möglichkeit, diese Probleme zu lösen und sicherzustellen, dass speziell angefertigte Schriftarten im gesamten Unternehmen verwendet werden.

Der Font Distributor von Templafy sorgt für eine zentralisierte Bereitstellung von Schriftarten, für die die Beteiligung der IT-Abteilung nicht erforderlich ist. Da speziell angefertigte Schriften nicht auf jedem Rechner verfügbar sind, werden diese in einem Add-in-Paket, das die Schriftarten über Templafy Desktop bereitstellt, hochgeladen. Dadurch stehen die Schriftarten in Word, Outlook und PowerPoint zur Verfügung. Die einfache Einrichtung erleichtert die Verteilung und Kontrolle von Schriftarten, selbst wenn Änderungen am Schriftartenpaket vorgenommen werden. Die Bereitstellung für alle Mitarbeiter ist einfach, auch wenn Mitarbeiter in verschiedenen Sprachen und an verschiedenen Standorten arbeiten. Der Font Distributor stellt sicher, dass jeder Bereich der Mitarbeiterkommunikation in der passenden Schriftart erstellt wird und dass die Stärke der Schrift überall zum Tragen kommt.