Ein Beispiel aus der Praxis

„Da unsere Mitarbeiter jetzt einfach und schnell Dokumente und Präsentationen erstellen, können sie sich auf andere, wichtigere Aufgaben konzentrieren.“

  • Branche: Versicherung
  • Standort: 11 Länder
  • Anzahl der Mitarbeiter: 6,500
Über If P&C Insurance Ltd

If P&C Insurance’s Compliance-Prioritäten

If P&C Insurance Ltd ist ein führender Sach- und Unfallversicherer in Skandinavien und im Baltikum, der rund 6.500 Mitarbeiter in 11 Ländern beschäftigt. If hat etwa 3,7 Millionen Kunden, von Einzelpersonen bis Großunternehmen. Industrial ist einer der drei Geschäftsbereiche von If und hat Büros in acht Ländern.

Die Versicherungsbranche ist hochgradig reguliert. Daher ist wichtig, dass die Mitarbeiter von Industrial bei der Erstellung von Dokumenten und Präsentationen auf bewährte und konforme Informationen zugreifen können. Aufgrund der verschiedenen Bürostandorte und der Vielzahl von Kundenanforderungen benötigte das Unternehmen eine zentrale Lösung für die Bereitstellung und Aktualisierung von konformen Vorlagen und digitalen Assets für seine Mitarbeiter.

Lösung

Warum Templafy?

Das cloudbasierte, digitale Verwaltungssystem für Vorlagen und digitale Assets von Templafy bietet einen zentralen Ort, an dem Mitarbeiter aktuelle Dokument- und Präsentationsvorlagen finden können. Die Marketingabteilung kann Mitarbeitern Zugang zu gemeinsamen Vorlagen für verschiedene Dokumenttypen geben, die dann einfach je nach Land und Mitarbeiter an die spezifischen Gegebenheiten angepasst werden. Sogar die Dokumente für die Versicherungsbedingungen, die früher an externe Agenturen geschickt werden mussten, um ein korrektes Branding zu erhalten, können jetzt intern erstellt werden.

Das Branding von Dokumenten war ein aufwändiger Prozess. Manche Dokumente, wie zum Beispiel Versicherungsbedingungen, mussten an externe Agenturen geschickt werden, die die Dokumente an die Markenrichtlinien anpassten. Anschließend wurden die Dokumente als PDF-Dateien an die Mitarbeiter zurückgeschickt, weshalb bei jeder Aktualisierung des Dokuments der gesamte Prozess von vorne beginnen würde. Sogar diese Dokumente, die früher an externe Agenturen geschickt werden mussten, um ein korrektes Branding zu erhalten, können jetzt intern erstellt werden. Nun können diese intern aktualisiert und sofort an alle Büros ausgerollt werden. Templafy bietet den Mitarbeitern außerdem leichten Zugang zu den vom Unternehmen genehmigten digitalen Assets, wie zum Beispiel Abbildungen. Abbildungen können einfach über die voreingestellten Platzhalter in die verschiedenen Word- und PowerPoint-Vorlagen eingefügt werden.

Die Mitarbeiter im Geschäftsbereich Industrial können die benötigten Dokumente jetzt viel schneller erstellen und die Dokumente erfüllen die visuellen Richtlinien des Unternehmens, unabhängig von Land oder Abteilung. Die Möglichkeit, einfach und schnell Dokumente und Präsentationen zu erstellen, bedeutet, dass sich die Mitarbeiter auf andere, vielleicht wichtigere Aufgaben konzentrieren können. Dies gilt sogar für Marketing-Projektmanager, die den Dokumenttext nur an einer Stelle aktualisieren müssen, anstatt ihn über mehrere Bereiche hinweg zu kopieren und einzufügen.

„Der größte Vorteil von Templafy war für uns definitiv die verbesserte Qualität unserer Dokumente, sowohl visuell als auch inhaltlich. Der zweite große Vorteil war die Zeitersparnis, nicht nur für mich, sondern für alle Mitarbeiter. Da unsere Mitarbeiter jetzt einfach und schnell Dokumente und Präsentationen erstellen, können sie sich auf andere, wichtigere Aufgaben konzentrieren. Und Zeit ist ja schließlich Geld!“

Anna Andersson-Solja
Marketing Project Manager, Business Area Industrial, If P&C Insurance

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