Ein Beispiel aus der Praxis

Herausforderung: Markenkonformität der Mitarbeiter

  • Branche: Beratung in den Bereichen Ingenieurswesen und Design
  • Standort: 35 Länder
  • Anzahl der Mitarbeiter: 15,000

Ramboll-Fallstudie

Das 1945 gegründete Unternehmen Ramboll ist ein führendes Beratungsunternehmen für Ingenieurswesen und Design. Ramboll hat weltweit über 300 Niederlassungen mit 15.000 Mitarbeitern, die an globalen Projekten von Transport und Energie bis Unternehmensberatung arbeiten.

Als großes internationales Unternehmen mit zahllosen Niederlassungen in der ganzen Welt wurde es für Ramboll zunehmend schwieriger, eine einheitliche Markenidentität beizubehalten. Das Unternehmen hatte zwar ein Vorlagenverwaltungssystem, aber alle anderen Marketinginhalte, wie Firmenpräsentationen oder Textbausteine, wurden über das Intranet von Ramboll abgerufen. Aufgrund der fehlenden Zentralisierung fiel es Benutzern schwer, das Material zu finden, das für die Erstellung von Unternehmensdokumenten und Präsentationen benötigt wurde.

Roos Nederveen, Senior Consultant im Bereich Corporate Branding, erinnert sich: „Alle unsere Textbausteine über Ramboll wurden auf einer kleinen internen Website im PDF-Format veröffentlicht, waren aber für die Mitarbeiter bei der Erstellung der verschiedenen Kommunikationsmaterialien schwer zu finden und anzuwenden.“

Lösung

Warum Templafy?

Jetzt stehen sämtliche Marketinginhalte bei Bedarf direkt in PowerPoint und Word zur Verfügung. Nederveen ergänzt: „Mit Templafy ist es für Ramboll-Mitarbeiter jetzt ganz einfach, wichtige Unternehmensinhalte, wie Berichte und Ausschreibungen, in Word-Dokumente zu importieren. Außerdem spart die von uns entwickelte Folien-Bibliothek viel Zeit und sie wurde von den Mitarbeitern sehr gut angenommen. Sie können jetzt innerhalb kürzester Zeit professionelle, markentreue Folien, Präsentationen und Dokumente erstellen.“

Dank Templafy müssen Ramboll-Mitarbeiter nicht mehr nach Abbildungen und Symbolen googeln, die oft nicht den Markenrichtlinien entsprechen. Alle über 200 Markensymbole und firmeneigene Infografiken sowie vorgefertigte Dokumentvorlagen sind jetzt schnell auffindbar.

Templafy unterstützt Ramboll auch bei der Verwendung einheitlicher E-Mail-Signaturen. Mit der früheren E-Mail-Signatur-Funktion des Unternehmens mussten die Benutzer die Signaturen aktiv erstellen. Templafy stellt sicher, dass in jeder gesendeten E-Mail von Mitarbeitern automatisch die aktuellen, markentreuen E-Mail-Signaturen verwendet werden. Somit sind die E-Mail-Signaturen einheitlich und müssen nicht mehr manuell eingefügt werden.

Nederveen erklärt, dass „Templafy einen professionellen und zentralisierten Vorgang für das Hinzufügen von E-Mail-Signaturen und Bannern bietet. Unser Branding-Team kann sicherstellen, dass alle Banner-Kampagnen vor dem Hinzufügen genehmigt wurden und wir können sogar nach einzelnen Bereichen innerhalb des Unternehmens filtern. Außerdem vermeiden wir, dass Mitarbeiter individuelle, nicht markentreue E-Mail-Signaturen oder Kampagnen einfügen.“

Vor Templafy musste für die Bereitstellung neuer Inhalte das Vorlagenpaket aktualisiert und danach von der IT-Abteilung eingeführt werden. Dann mussten alle Computer der Mitarbeiter aktualisiert werden. Das Branding-Team von Ramboll kann Aktualisierungen nun sofort auf Dokumentvorlagen, PowerPoint-Präsentationen, Folien und E-Mail-Signaturen im gesamten Unternehmen anwenden. Jetzt können Ramboll-Mitarbeiter über Microsoft Word auf Dokumentvorlagen, Textbausteine und Abbildungen zugreifen.

Die größte Veränderung seit der Einführung von Templafy ist die höhere Kontrollierbarkeit von Dokumenten und Präsentationen, die bei Ramboll verwendet werden. Mitarbeitern fällt es leicht, die aktuellen Vorlagen für Dokumente und Präsentationen anzuwenden. Wir haben viele positive Rückmeldungen von Benutzern erhalten: Sie sparen durch Templafy viel Zeit. Und das Branding-Team kann nun sicher sein, dass Inhalte, die von Ramboll kommen, mit unseren Markenrichtlinien übereinstimmen.

Roos Nederveen
Senior Consultant, Corporate Branding, Ramboll

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