Template management

Templafy’s template management systeem is een oplossing die de compliance van zakelijke documenten en de productiviteit van werknemers combineert.

Wat is template management?

Template management is een systeem om het ecosysteem van bedrijfsdocumentatie te beheren op basis van een verzameling document-templates. Doorgaans met behulp van template management systemen of -software. Het resultaat van template management is dat medewerkers gemakkelijker documenten kunnen maken, met tijdwinst en een hogere productiviteit als gevolg.

Voordelen van template management:  

  • Creëert authentieke documenten
  • Resulteert in documenten van een hogere kwaliteit 
  • Garandeert compliance 
  • Vlotte toegang tot brand assets 
  • Positieve impact op medewerkers
Voordelen van template management 

Template management is de oplossing voor veelvoorkomende uitdagingen van ondernemingen

Templates zijn belangrijk omdat ze de basis vormen voor documentatie: briefhoofden, presentaties, e-mails, contracten, etc. Het is een uitdaging voor ondernemingen, en vooral internationaal opererende ondernemingen, om te garanderen dat medewerkers correcte en compliant documenten versturen. 

Hoewel bedrijfstemplates worden gemaakt om compliant en correct te zijn, kunnen medewerkers niet altijd documenten maken die aan deze eisen voldoen, omdat ze moeite hebben om toegang te krijgen tot de juiste templateversie. Misschien vragen ze niet eens om de juiste templates, omdat het gebruiken, beheren en benaderen van deze templates niet makkelijk is. Hierdoor gebruiken duizenden medewerkers dagelijks verouderde, onjuiste en non-compliant documenten. Met template management kunnen organisaties hun templates beheren zodat medewerkers eenvoudig goede documenten kunnen maken. 

Soorten templates

Het verschil tussen statische en dynamische templates

Statische templates hebben een basisniveau met vooraf ingevulde informatie waarbij de medewerker handmatig aanvullende informatie moet invoeren. Wijzigingen van de statische template vereisen dat beheerders en IT-ers deze handmatig bijwerken en distribueren. Oorspronkelijk was dit de standaard template die werd gebruikt. 

Het invullen van dynamische templates gebeurt automatisch op basis van gebruikersgegevens en integratie met bestaande technologie. De templates herkennen de gebruiker en vullen de noodzakelijke informatie in, zoals naam, locatie en stijlconventies. Dit bespaart de gebruiker veel tijd. Beheerders wijzigen de hoofdtemplate, waarna de nieuwste versie meteen beschikbaar is voor alle gebruikers. 

Template management in de cloud

Templates verspreiden via de cloud

Moderne templatemanagementtechnologie ondersteunt de opslag en beschikbaarheid van bedrijfscontent die een rol speelt bij het produceren van documentatie.

Templafy is het eerste SaaS template management systeem dat het mogelijk maakt om wijzigingen van templates centraal te configureren en binnen enkele minuten in de gehele organisatie beschikbaar te stellen, ongeacht hun grootte. Vanwege de locatie in de cloud kunnen medewerkers deze template management systemen ook op afstand benaderen, wat belangrijk is in deze tijd waarin medewerkers vanaf meerdere apparaten en locaties werken.

Integration wheel showing names and logos of the software which Templafy integrates with
Document ecosysteem

Template management is onderdeel van een groter systeem voor documentbeheer

Template management systemen zijn slechts één onderdeel van het ecosysteem van documentatie, maar ze zijn wel een cruciaal onderdeel. Template management biedt de mogelijkheid voor integratie met andere contentmanagementsystemen, zoals Document Asset managementsystemen en systemen voor contentopslag. Hierdoor brengt template management alle brand assets en informatie die nodig is om documenten te maken samen in één centrale locatie, waardoor het gemakkelijker is dan ooit om efficiënte documentatie te creëren. Medewerkers kunnen afbeeldingen, tekstelementen, logo’s etc. vanuit een template management systeem benaderen. Ze hoeven niet verder te zoeken naar alles dat nodig is om documentatie te creëren, wat tijd en frustratie bespaart.

Voordelen van template management

Template management maakt Content Access Management mogelijk

Het is belangrijk voor bedrijven om toezicht te houden op hun content, zeker voor bedrijven met kantoren op verschillende locaties, met meerdere merken, of met mobiele en freelance gebruikers.  Template management systemen kunnen toegang tot templates en content filteren, zodat medewerkers enkel de content zien en gebruiken die voor hun werk van belang is. Dit vermindert het risico op gebruik van onjuiste templates en elementen, zodat medewerkers en beheerders erop kunnen vertrouwen dat gebruikers enkel de content gebruiken die op hen van toepassing is.

access to corporate powerpoint tempaltes on all devices
Template management systeem

Templafy is een template management systeem met een verscheidenheid aan voordelen

Templafy kan worden geïntegreerd met de meest voorkomende documentcreatie-applicaties zoals Microsoft Office en GSuite, en integreert met andere systemen, wat betekent dat het alle sjablonen, documentcontent en digitale middelen van uw organisatie direct naar de plek brengt waar medewerkers werken. Templafy slaat ook dynamische sjablonen op, wat betekent dat er tijd wordt bespaard omdat ze automatisch worden gevuld met gepersonaliseerde werknemersinformatie wanneer een document wordt gemaakt.

Door middel van gecentraliseerde cloud-gebaseerde governance zijn admins in staat om de toegang tot content te controleren, wat betekent dat medewerkers alleen content kunnen gebruiken die specifiek is voor hun verantwoordelijkheden. Aangezien Templafy een cloud-gebaseerde oplossing is, is het toegankelijk vanaf elke locatie, wat betekent dat het een flexibele oplossing voor het beheer van templates is, die de medewerkers bedient, waar ze ook gevestigd zijn.

Naast het beheer van templates biedt Templafy ook hulpmiddelen voor productiviteit, beheer van e-mailhandtekeningen, merkvalidatie, opslag in de bibliotheek en distributie van lettertypes. Met Templafy kunnen organisaties ervoor zorgen dat documenten altijd op een efficiënte, merkconsistent en conforme manier worden gemaakt.

Vraag een gratis demo aan om meer te leren over onze oplossing

Extra informatie

Bekijk onze blog voor artikelen over template management.