Vorlagenverwaltung

Die Vorlagenverwaltung von Templafy ist eine Lösung,
die die Konformität von Geschäftsdokumenten
mit der Produktivität der Mitarbeiter kombiniert.

Was ist Vorlagenverwaltung?

Die Vorlagenverwaltung ist ein System zur Steuerung des Dokumentensystems eines Unternehmens, das auf einer Vielzahl von Dokumentvorlagen basiert. In der Regel geschieht dies über Vorlagenverwaltungssysteme oder eine Vorlagenverwaltungssoftware. Eine effektive Vorlagenverwaltung führt dazu, dass Mitarbeiter Dokumente leichter erstellen können, was Zeit spart und die Produktivität steigert. 

Vorteile der Vorlagenverwaltung:

  • Erzeugt authentische Dokumente
  • Führt zu qualitativ besseren Dokumenten 
  • Sorgt für garantierte Compliance
  • Leichter Zugriff auf Elemente
  • Wirkt sich positiv auf die Mitarbeiter aus 
vorlagen
Vorteile der Vorlagenverwaltung 

Die Vorlagenverwaltung beseitigt die häufigsten Schwierigkeiten in Unternehmen 

Vorlagen sind wichtig, weil daraus Dokumente erstellt werden – Briefköpfe, Folien, E-Mails, Verträge usw. Unternehmen, vor allem internationale Großunternehmen, stoßen auf zahlreiche Schwierigkeiten, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter richtige und konforme Dokumente versenden. 

Obwohl Unternehmensvorlagen so erstellt werden, dass sie konform und richtig sind, können Mitarbeiter nicht immer so schnell Dokumente erstellen, da sie nicht auf die richtigen Vorlagenversionen zugreifen können. Es kann sein, dass richtige Vorlagen nicht einmal angefordert werden, da es Schwierigkeiten bei der Bereitstellung, Kontrolle und dem Zugriff auf diese Vorlagen gibt. Dies bedeutet, dass Tausende Mitarbeiter jeden Tag unzulässige, veraltete und falsche Dokumente verwenden. Die Vorlagenverwaltung ermöglicht Unternehmen die Kontrolle ihrer Vorlagen, so dass Mitarbeiter mühelos hochwertige Dokumente erstellen können.

Vorlagenarten

Der Unterschied zwischen statischen und dynamischen Vorlagen

Statische Vorlagen verfügen über eine Basisebene mit vorab ausgefüllten Daten, die eine manuelle Eingabe von Mitarbeiterdaten erfordern. Änderungen an der statischen Vorlage bedürfen der manuellen Aktualisierung und Bereitstellung durch Administratoren und der IT-Abteilung. Dies war die ursprüngliche Form der verwendeten Vorlage. 

Dynamische Vorlagen ermöglichen das automatische Ausfüllen von Vorlagen anhand von Benutzerdaten und die Integration in vorhandene Technologien. Sie können erkennen, wer der Nutzer ist und die notwendigen Angaben wie Name, Standort und Stilregeln einfügen, was dem Nutzer Zeit spart. Die Master-Vorlage wird von Administratoren aktualisiert und alle Änderungen daran werden für alle Nutzer aktualisiert. 

Admin
Cloud-basierte Vorlagenverwaltung

Bereitstellung von Vorlagen über die Cloud

Die moderne Vorlagenverwaltungstechnik unterstützt die Speicherung und Verfügbarkeit von Firmeninhalten, die an der Erstellung von Dokumenten beteiligt sind. 

Templafy ist das erste SaaS-Vorlagenverwaltungssystem, mit dem Aktualisierungen von Vorlagen zentral ermöglicht und in wenigen Minuten im gesamten Unternehmen bereitgestellt werden, unabhängig von der Größe. Dank des Cloud-basierten Standorts dieses Vorlagenverwaltungssystems können Mitarbeiter auch aus der Ferne darauf zugreifen, was in Zeiten, in denen Mitarbeiter von mehreren Geräten und Standorten aus arbeiten, nicht unwichtig ist. 

Dokumentensystem

Die Vorlagenverwaltung ist Teil eines größeren Dokumentensystems

Vorlagenverwaltungssysteme sind nur ein Teil des Dokumentensystems – aber sie sind ein wichtiger Teil. Die Vorlagenverwaltung von Templafy ist in der Lage, sich in andere CMS-Systeme zu integrieren, wie z.B. Digital-Asset-Management-Systeme und Dokumentmanagementsysteme. Die Vorlagenverwaltung ist ein wesentlicher Bestandteil, der alle erforderlichen Elemente und Daten für die Erstellung von Dokumenten in unmittelbarer Nähe des Mitarbeiters bereitstellt, so dass es leichter denn je ist, effizientDokumente zu erstellen. Bilder, Textelemente, Logos, Daten aus anderen Systemen und mehr können von einem Vorlagenverwaltungssystem aus abgerufen werden, so dass Mitarbeiter nicht länger nach allem suchen müssen, um ein Dokument zu erstellen. Dies spart Zeit und beugt Frustrationen vor.

Vorteile der Vorlagenverwaltung

Vorlagenverwaltung ermöglicht Zugriffsverwaltung

Die Entscheidung darüber, wer Zugriff auf welche Inhalte hat, ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, vor allem für solche, die Niederlassungen an mehreren Standorten, mehrere Marken oder mobile und freiberufliche Nutzer haben. Vorlagenverwaltungssysteme können den Zugriff auf Vorlagen und Inhalte filtern, so dass Mitarbeiter nur die für sie relevanten Inhalte sehen und darauf zugreifen können. Dadurch wird auch die Gefahr durch die Verwendung falscher Vorlagen und Elemente reduziert, was bedeutet, dass sowohl Mitarbeiter als auch Administratoren sicher sein können, dass Nutzer nur auf Inhalte zugreifen, auf die sie zugreifen dürfen.

Vorlagenverwaltungssystem

Templafy ist ein Vorlagenverwaltungssystem, das viele Vorteile bietet

Das Templafy-Aufgabenfenster kann in die gängigsten Anwendungen zur Dokumentenerstellung  wie Microsoft Office und GSuite integriert werden und fügt sich in andere Systeme ein. Das bedeutet, dass alle Vorlagen, Dokumentinhalte und digitalen Elemente Ihres Unternehmens genau da sind, wo die Mitarbeiter sie brauchen. Templafy speichert auch dynamische Vorlagen, so dass Zeit gespart wird, da diese automatisch mit personalisierten Mitarbeiterdaten ergänzt werden, sobald ein Dokument erstellt wird. 

Dank der zentralisierten Cloud-basierten Steuerung sind Administratoren in der Lage, den Zugriff auf Inhalte zu steuern, was bedeutet, dass Mitarbeiter nur Inhalte verwenden können, die ihren Verantwortlichkeiten entsprechen. Da es sich bei Templafy um eine Cloud-basierte Lösung handelt, kann von jedem Ort aus darauf zugegriffen werden. Dies macht es zu einer flexiblen Vorlagenverwaltung, die Mitarbeiter unabhängig von ihrem Standort bedient. 

Neben der Vorlagenverwaltung bietet Templafy auch Tools zur Produktivitätssteigerung, zur Verwaltung von E-Mail-Signaturen, zur Marken-Validierung, zur Speicherung von Bibliotheken und zur Verteilung von Schriftarten. Mit Templafy  können Unternehmen sicher sein, dass Dokumente immer effizient, marken- und rechtskonform erstellt werden. 

Fordern Sie Ihr kostenloses Software-Demo an oder kontaktieren Sie uns für weitere Details.

Zusätzlichd Ressourcen

Werfen Sie einen Blick auf unseren Blog für weitere Informationen über die Vorlagenverwaltung.