Der digitale Wandel von Unternehmensdokumenten und Vorlagen
Was ist der digitale Wandel?
Als digitalen Wandel bezeichnet man die Umwandlung von herkömmlichen Arbeitsabläufen in effizientere digitale Abläufe. Ziel dieser Veränderungen ist es, Arbeitsabläufe an neue Technologien und Software anzupassen und sicherzustellen, dass Abläufe so effizient wie möglich umgesetzt werden.
Der digitale Wandel geht mit einem stetigen technologischen Fortschritt einher. Der neueste Schritt im Bereich des digitalen Wandels ist der Übergang von digitalen lokal gespeicherten Lösungen zu cloudbasierten Lösungen, die für die zunehmend digitalen Arbeitsplätze mit mehreren Geräten und Bürostandorten besser geeignet sind.
Der digitale Wandel in Unternehmen bringt Veränderungen in folgenden Bereichen mit sich:
- Dokumentvorlagen
- Digitale Assets
- Speichersysteme
- Arbeitsabläufe
- IT-Ökosysteme und Integrationen
Warum ist der digitale Wandel für Unternehmen wichtig?
Aufgrund ihrer Größe und Komplexität wirkt sich der digitale Wandel auf Großunternehmen in der Regel positiver aus als auf kleinere Unternehmen. Große Unternehmen haben oft mehrere Niederlassungen in der ganzen Welt und ihre Mitarbeiter reisen zwischen den verschiedenen Standorten hin und her und benutzen verschiedene Geräte.
Wenn vorwiegend veraltete Systeme verwendet werden, kann dies ein Hindernis darstellen, da es für Mitarbeiter schwierig werden kann, auf die benötigten Inhalte und Anwendungen zuzugreifen. Daher bieten Lösungen des digitalen Wandels großen Unternehmen einen enormen Vorteil, da ihr Einsatz für erhebliche Zeiteinsparungen im gesamten Unternehmen sorgt.
Wie wirkt sich der digitale Wandel auf Dokumente und Vorlagen aus?
Der digitale Wandel berührt mehrere Unternehmensbereiche. Er ist zum Beispiel für die Verwaltung von Unternehmensdokumenten von Vorteil: In jeder Branche erstellen und verwenden alle Mitarbeiter als Teil ihrer Arbeit Dokumente und Vorlagen. In der ersten Phase des digitalen Wandels wurden Dokumente, die zuvor auf Papier vorlagen, auf Computern verfügbar. Mit diesem neuen Setup wird der Zugriff für die Mitarbeiter problematisch, da sie Schwierigkeiten haben, aktuelle und markentreue Vorlagen zu finden, die im Intranet des Unternehmens gespeichert oder auf lokale Computer heruntergeladen werden.
Weitere Probleme entstehen, wenn Dokumentvorlagen aktualisiert werden müssen. Der Aktualisierungs- und Bereitstellungsprozess von Dokumentvorlagen ist für IT-Abteilungen umständlich und ressourcenintensiv. Für Mitarbeiter ist es nach wie vor schwierig, die neuesten Vorlagen und digitalen Assets zu finden und auf diese zuzugreifen, was zu falschem Branding führt und die Gefahr von Nichtkonformität erhöht.
Technologien und SaaS im digitalen Wandel
Der cloudbasierte digitale Wandel bietet mit Software-as-a-Service-Plattformen eine effektive Lösung für Probleme mit Vorlagen, da diese Technologielösungen die Arbeitsabläufe von Mitarbeitern optimieren. Die cloudbasierte Technologie ist Bestandteil aller Formen von Dokumenten-Workflow-Systemen wie z. B. DAM, DMS, CMS, ECM und CRM. Jedes dieser Systeme unterstützt Arbeitsabläufe mit Technologien des digitalen Wandels und optimiert die Benutzererfahrung für Endbenutzer, unabhängig davon, ob es sich um Kunden oder Mitarbeiter handelt. Diese neuen Systeme bieten eine effizientere Arbeitsweise und steigern die Produktivität, weil weniger Zeit für Aufgaben benötigt wird, die jetzt automatisiert sind.
SaaS-Systeme werden häufig in der Cloud gespeichert, sodass Mitarbeiter leichter darauf zugreifen können. Angesichts der weltweiten Tendenz hin zum immer digitalisierteren Arbeitsplatz ist die cloudbasierte Technologie zukunftssicher, da der physische Standort kein Hindernis mehr darstellt.
Templafy macht den digitalen Wandel möglich
Templafy ist ein cloudbasiertes Vorlagenverwaltungssystem, das den digitalen Wandel im Bereich Unternehmensdokumente und Vorlagen ermöglicht. Mit Templafy werden alle Dokumentvorlagen und digitalen Assets an einem zentralen Ort gespeichert, auf den die Endbenutzer, die Dokumente erstellen, einfach Zugriff haben. Alle Vorlagen und Assets werden im Admin-Center aktualisiert und dort bereitgestellt. Somit können Mitarbeiter jederzeit auf die richtigen Versionen sämtlicher Vorlagen und Assets zugreifen. Mithilfe von Filtern sehen die einzelnen Mitarbeiter nur das, was für sie relevant ist.
Templafy öffnet sich in einer Taskleiste in Office, wodurch Mitarbeiter die richtigen Vorlagen und Elemente, wie Logos und Textbausteine, im Rahmen eines intuitiven Workflows auswählen können. So sparen sie Zeit und arbeiten produktiver. Die Vorzüge des digitalen Wandels werden durch die Fähigkeit von Templafy verstärkt, Arbeitsabläufe zu optimieren, indem sie in einen cloudbasierten Arbeitsplatz eingebunden werden.
Fordern Sie Ihr kostenloses Demo an oder kontaktieren Sie uns für weitere Informationen.
Zusätzliche Ressourcen
Besuchen Sie unseren Blog für weitere Informationen über Office 365.
