Leitfaden für die Verwaltung von Dokumentvorlagen

Warum ist das Design von Vorlagen so wichtig?

Das Vorlagendesign ist für die Marke Ihres Unternehmens von großer Bedeutung. Es bestimmt, wie die Zielgruppe Ihre Kommunikationsmaterialien wahrnimmt, unabhängig davon, ob sie intern oder extern verwendet werden.

Für die Benutzerfreundlichkeit und Markenkonsistenz ist es entscheidend, die Anordnung von Firmenlogos, Symbolen, Rechtshinweisen und anderen Elementen in verschiedenen Dokumenttypen zu berücksichtigen. So müssen sich eine rechtsgültige Vertragsvorlage und eine Verkaufspräsentationsvorlage zwar je nach Zweck unterscheiden, aber beide müssen ein klar erkennbares Branding enthalten. Ein weiterer wichtiger Aspekt sind kulturelle Stilkonventionen. Jedes Land hat spezifische Anforderungen hinsichtlich der Informationen, die in Rechtshinweisen enthalten sein müssen, was bei jeder Dokumentvorlage berücksichtigt werden muss.

Erstellung des Vorlagendesigns

Zunächst sollten interne Interessengruppen ein Handbuch zur Markenidentität erstellen, das zulässige Schriftarten, Logodesigns, Farbpaletten und Grafiken enthält, damit den Designern alle notwendigen Marken-Assets zur Verfügung stehen. Danach sollte festgelegt werden, für welche Dokumente Vorlagen benötigt werden. Dies könnten Briefe, Verträge, Memos oder Präsentationen sein. Bei der Erstellung der Vorlagen sollte die Zielgruppe berücksichtigt werden.

Danach wird entschieden, ob der Gestaltungsprozess an ein Designbüro ausgelagert wird oder ein hauseigener Grafiker eingesetzt werden soll. Je nach Organisationsstruktur Ihres Unternehmens kann es unterschiedliche Interessengruppen wie Markenteams, Marketingteams und Dokumentmanager geben. Jeder Mitarbeiter, der an der Erstellung und Pflege der visuellen Corporate Identity beteiligt ist, muss in den Gestaltungsprozess der Dokumentvorlagen eingebunden werden.

Implementierung der Vorlagen in Office-Anwendungen

Nach der Gestaltung der Vorlagen wird das Endprodukt in einem Publishing-Design-Format erstellt. Die meisten Vorlagen können jedoch nicht einfach hochgeladen werden, um Microsoft Office-Vorlagen zu erstellen, die von den Mitarbeitern sofort genutzt werden können. Das endgültige Design muss so bereitgestellt werden, dass die Stile, Abstände und Absätze in Word sowie Layouts in PowerPoint verwaltet und strukturiert werden, damit das fertige Dokument möglichst genau dem ursprünglichen Design entspricht. Große Unternehmen beschäftigen eventuell einen Vorlagenmanager, der für diese Aufgabe verantwortlich ist, aber in der Regel ist es notwendig, mit einem Anbieter für Vorlagenimplementierung zusammenzuarbeiten.

Implementierung von Dokumentvorlagen

Implementierungsanbieter kennen den spezifischen Code, der für die Erstellung von Dokumentvorlagen in Word oder PowerPoint erforderlich ist. Sie können das Vorlagendesign so konfigurieren, dass es mit Office-Anwendungen kompatibel ist. Implementierungsanbieter verwalten und strukturieren die Stile, Abstände und Absätze in Word sowie Layouts in PowerPoint, damit mögliche Fehler, die von Mitarbeitern gemacht werden könnten, auf ein Minimum reduziert werden. Dies ist vor allem wichtig, wenn Ihr Unternehmen intelligente oder dynamische Vorlagen verwendet, da diese mehr Programmierung erfordern.

Was ist eine dynamische Vorlage?

Bei der Implementierung wird festgelegt, wo die Daten innerhalb einer Dokumentvorlage eingefügt werden: Kunden- oder Mitarbeiterdaten erscheinen im Dokument immer an der gleichen Stelle und im festgelegten Stil. Nutzer können Elemente nicht ändern oder entfernen, sodass sie sich sicher sein können, dass die mit diesen Vorlagen erstellten Dokumente markentreu und konform sind.

Intelligente oder dynamische Vorlagen laden automatisch personalisierte Angaben. Bestimmte Angaben in der Dokumentvorlage erscheinen abhängig davon, wer das Dokument erstellt und welche Entscheidungen getroffen werden. Dabei können spezifische Angaben wie Name und Kontaktdaten in einer Dokumentvorlage für einen Brief oder komplexere Elemente wie das Einfügen bestimmter Rechtshinweise aufgrund von Optionen, die der Benutzer auswählt, berücksichtigt werden.

Wie werden dynamische Vorlagen eingerichtet?

Auf der technischen Ebene werden normalerweise Tools in der grafischen Benutzeroberfläche (GUI) verwendet, um dynamische Vorlagen zu konfigurieren. In Word kann man mithilfe von Inhaltssteuerelementen Verknüpfungen einfügen, die im JSON-Format vorliegen. Diese Verknüpfungen können sich auf Elemente beziehen, die zur Personalisierung einer Vorlage verwendet werden, wie z. B. Datumsangaben, Adressen und Zahlen. So werden persönliche Daten in die Dokumentvorlage eingefügt.