Intelligentes Informationsmanagement

Was ist intelligentes Informationsmanagement?

Intelligentes Informationsmanagement (IIM) ist ein Satz von Verfahren und zugrundeliegenden Technologien, mit denen Unternehmen ihre Daten verwalten können. IIM bezieht sich darauf, wie Inhalte und Daten in Unternehmen verwaltet werden. Durch IIM kann eine Vielzahl unstrukturierter Daten und Inhalte in differenzierter Weise verarbeitet werden.

Intelligentes Informationsmanagement umfasst:

  • Strategien, Verfahren und Tools für den Umgang mit Daten
  • Die kombinierte Verwaltung von unstrukturierten und strukturierten Inhalten
  • Die Erstellung, Erfassung, Automatisierung, Bereitstellung, Sicherung und Analyse von Inhalten für organisatorische Zwecke
IIM und ECM

Intelligentes Informationsmanagement hat sich aus dem Enterprise-Content-Management entwickelt.

Enterprise-Content-Management (ECM; auf Deutsch etwa: Verwaltung von Unternehmensinhalten) bezeichnet die Organisation von Unternehmensinhalten mit dem Ziel, dass diese für den Benutzer leicht zu finden und relevant sind. Allerdings beschränkt sich dieser Begriff auf die Verwaltung von Inhalten – die zugehörigen Daten werden dabei nicht berücksichtigt. Mit ECM können unstrukturierte Informationen, die Unternehmen in immer größeren Mengen generieren, nicht verarbeitet werden.

Intelligentes Informationsmanagement ist eine fortgeschrittene Version von ECM und kann sowohl für die Verwaltung von Daten als auch von Inhalten eingesetzt werden. Mit IIM wird der gesamte Lebenszyklus von Inhalten, von der Erstellung über die Bereitstellung, Speicherung und Nutzung bis hin zur Archivierung, verwaltet und leicht zugänglich gemacht.

IIM und der digitale Wandel

Intelligentes Informationsmanagement ist ein wichtiger Bestandteil des digitalen Wandels

Im Rahmen des fortschreitenden digitalen Wandels wurden Content-Dienste modernisiert und Content-Software wird zunehmend in cloudbasierte Lösungen umgewandelt. Im Laufe der Entwicklung dieser Technologie hat sich gezeigt, dass die Datenmengen, die Unternehmen verarbeiten müssen, unglaublich groß sind und täglich weiter zunehmen.

Diese Daten sind gleichzeitig mit einer wachsenden Anzahl von Inhaltstypen im Umlauf, wodurch es für Unternehmen immer schwieriger wird, beides zu verwalten. Um diese riesige Menge an Daten und Inhalten effektiv nutzen zu können, sind Systeme erforderlich, mit denen große und komplexe Datensätze einfach verwaltet und genutzt werden können. Diese Möglichkeit besteht mit IIM.

Vorteile von IIM

Welche Vorteile bietet intelligentes Informationsmanagement?

Mit IIM können Unternehmensinhalte und -daten mühelos organisiert werden und sie sind leicht zugänglich. Durch Indexierung und Archivierung von Elementen können Benutzer über eine Stichwortsuche schnell und einfach Informationen finden und so die Zeit verringern, die sie damit verbringen, auf Inhalte zuzugreifen. IIM-Technologie lässt sich in andere Softwaresysteme integrieren. Dadurch entsteht ein einheitlicher Arbeitsablauf, der benutzerfreundlich ist und die Verwendung verschiedener Systeme erleichtert. Darüber hinaus enthält IIM Tracking- und Analysedienste, die für Unternehmen von großem Nutzen sind, da sie damit nachvollziehen können, welche Daten in welchen Anwendungen verwendet werden.

Mit IIM erhalten Unternehmen einen Überblick darüber, welche Inhalte und Daten vorliegen und wie diese unternehmensweit genutzt werden. Diese Erkenntnisse unterstützen beim Einsatz und der Optimierung der Inhalte. Auch der Zugriff auf Inhalte wird erleichtert, was Zeit spart. IIM ist eine zukunftsfähige Software, die auf den digitalen Wandel ausgerichtet ist. Sie wurde mit dem Ziel entwickelt, ausbaufähig zu sein, damit sie mit den zunehmenden Herausforderungen im Bereich Daten und Inhalte mithalten kann. Ein weiterer Schwerpunkt liegt auf der Benutzerfreundlichkeit, sodass alle Mitarbeiter sie problemlos nutzen können.

Templafy-Plattform

Templafy verknüpft Inhalte direkt mit Benutzern und verfolgt Dokumente von der Erstellung bis zur Wiederverwendung nach

IIM entstand aus dem Bedürfnis von Unternehmen, mit der durch den digitalen Wandel veränderten Arbeitsumgebung Schritt zu halten. Der Dreh- und Angelpunkt einer erfolgreichen Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist die Automatisierung von Konformität und Verwaltung. So wie IIM Inhalte, Daten und Kunden miteinander verknüpft, verknüpft Templafy Inhalte mit dem Endbenutzer und ermöglicht Unternehmen auf diese Weise, den gesamten Lebenszyklus ihrer Unternehmensdokumente von der Erstellung über die Speicherung bis hin zur Wiederverwendung nachzuverfolgen.

Die Templafy-Plattform gewährleistet den Zugriff auf alle Dokumentvorlagen und digitalen Inhalte von einem zentralen, cloudbasierten Ort aus, damit diese direkt in den Dokumentanwendungen griffbereit sind, in denen die Mitarbeiter arbeiten, wie z. B. Microsoft Office. Mitarbeiter können von jedem Ort oder Gerät aus arbeiten und gleichzeitig auf die benötigten Inhalte zugreifen. Dank der zentralen Verwaltung können Benutzer nur auf die Inhalte zugreifen, die für sie relevant sind. Die Benutzer können sich darauf verlassen, dass sie immer mit den aktuellen und für ihren Arbeitsbereich geeigneten Versionen arbeiten, was die Konformität und Produktivität unterstützt. Templafy lässt sich auch in gängige Lösungen wie DMS, DAM und CRM integrieren, sodass ein vollständig digitales Content-Management-System entsteht. Templafy ist eine zukunftsweisende, nachhaltige Lösung, mit der Unternehmen Dokumente und Inhalte auf effiziente und benutzerfreundliche Weise verwalten können, was sowohl dem Unternehmen als auch den Mitarbeitern zugutekommt.

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Zusätzliche Ressourcen

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