Migration von Microsoft Office-Vorlagen in die Cloud
Was bedeutet die Migration von Microsoft Office-Vorlagen in die Cloud?
Microsoft Office 365 ist eine Cloud-Version von Microsoft, mit der Unternehmen Dokumente von einem leicht zugänglichen Ort im Internet aus erstellen, bearbeiten, übermitteln und gemeinsam nutzen können. Im Rahmen des fortschreitenden digitalen Wandels verlagern Unternehmen ihre Arbeitsplätze zunehmend von lokal gespeicherten Anwendungen in Online-Umgebungen. Bei der Cloud-Migration werden viele Aspekte eines Unternehmens in die Cloud verlagert, einschließlich Dokumentvorlagen und Inhalte, die zur Dokumentenerstellung verwendet werden. So können beispielsweise Vorlagen, die früher in Microsoft Office verwendet wurden, in Office 365 migriert werden, damit sie über die Cloud zugänglich sind. Bei der Migration von Office-Vorlagen in Office 365 sind folgende Punkte zu beachten:
- Welche Vorlagen verlagert werden.
- Zugriff auf und Rechte für die Vorlagen.
- Gewährleistung der Marken- und Rechtskonformität.
- Verwaltung von Aktualisierungen und verschiedenen Versionen.
Dokumentvorlagen sind wirksame Hilfsmittel für Unternehmen.
Dokumentvorlagen sind für Unternehmen ein wichtiges Hilfsmittel, da sie die Erstellung von Dokumenten vereinfachen. Eine Vorlage enthält die Grundelemente jedes Dokuments, einschließlich Corporate-Identity-Elemente wie Logos und Schriftarten, sowie Inhalte, die sich je nach Standort und Abteilung unterscheiden, wie z. B. Adressen oder häufig verwendete Textbausteine. Mitarbeiter können durch die Verwendung von Microsoft Office-Vorlagen Zeit sparen, da sie diese Elemente nicht jedes Mal, wenn sie ein Dokument erstellen, manuell einfügen müssen. Vorlagen bilden die Grundlage für die Erstellung von Dokumenten und sparen Mitarbeitern und dem Unternehmen Zeit.
Die Verwendung von Vorlagen ermöglicht auch die Verwaltung der Dokumente, die von Mitarbeitern erstellt werden. Wenn Marken-Assets Teil der Vorlagen sind, können sich Mitarbeiter darauf verlassen, dass sie die korrekten Logos und Schriftarten an den richtigen Stellen verwenden. Ebenso kann die Rechtskonformität durch Vorlagen, die Rechtshinweise enthalten, leicht kontrolliert werden. Dank der Vorlagen können Mitarbeiter sicher sein, dass die von ihnen erstellten Dokumente markentreu und rechtskonform sind.
Schwierigkeiten bei der Verwendung von Vorlagen
Obwohl Vorlagen die Erstellung von Dokumenten erleichtern, entstehen durch ihre Verwendung einige Schwierigkeiten. Da Vorlagen Elemente enthalten, die sich ändern, wie z. B. Markenbilder oder Rechtshinweise, müssen sie regelmäßig aktualisiert werden und die aktualisierten Versionen müssen dem gesamten Unternehmen bereitgestellt werden. Vorlagen werden normalerweise an einem Ort zur Dateifreigabe gespeichert, auf Computer heruntergeladen oder durch die IT-Abteilung an den Arbeitsplätzen der Benutzer bereitgestellt, was die Bereitstellung dieser Aktualisierungen erschweren kann. Die Aktualisierung von Vorlagen kann ausgelastete IT-Abteilungen zusätzlich belasten oder fehleranfällig sein, wenn einzelne Mitarbeiter Vorlagen herunterladen und auf ihrem Desktop verwalten müssen.
Eine Speicherung in der Cloud kann diese Probleme lösen
In der Cloud gespeicherte Vorlagen müssen nicht auf den Computer des Benutzers heruntergeladen oder von IT-Abteilungen bereitgestellt werden. Stattdessen gibt es einen zentralen Ort, an dem Vorlagen von allen Benutzern, von jedem Gerät oder von jedem Bürostandort aus abgerufen werden können. Die Cloud-Speicherung vereinfacht auch die Bereitstellung von aktualisierten Vorlagen, da diese fast zeitgleich aus der Cloud heraus unternehmensweit zugänglich sind. Mitarbeiter können sicher arbeiten und sich darauf verlassen, dass sie immer die aktuellen Vorlagen verwenden, die den neuesten Markenstandards und gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Dadurch verringert sich die Gefahr der Nichteinhaltung und eine stärkere Steuerung über die von Mitarbeitern erstellten Dokumente ist möglich.
Aspekte, die bei der Migration von Office-Vorlagen in die Cloud berücksichtigt werden müssen
Obwohl Cloud-Lösungen eine bessere Vorlagenverwaltung ermöglichen, kann die Migration selbst zu Problemen führen. Bevor Sie die Verlagerung von Dokumentvorlagen in die Cloud durchführen, sollten Sie folgende Fragen klären:
- Welche Vorlagen werden in meinem Unternehmen verwendet?
- Welche neuen Vorlagen wären für mein Unternehmen vorteilhaft?
- Wer sollte auf welche Vorlage zugreifen können?
- Wie werden diese Vorlagen verwaltet?
- Wer wird für diese Verwaltung zuständig sein?
- Wie benutzerfreundlich sind die Vorlagen?
Durch die Beantwortung dieser Fragen und die gezielte Speicherung und Verwaltung von Vorlagen entsprechend dieser Antworten wird Ihr gesamtes Unternehmen vom Umzug in die Cloud profitieren.
Templafy ist die perfekte Plattform, um Vorlagen in die Cloud zu verlagern
Eine entscheidende Frage bei der Migration von Office-Vorlagen in die Cloud ist der optimale Speicherort für Dokumentvorlagen. Templafy ist die ideale Plattform für die Speicherung von Dokumentvorlagen und Assets.
Templafy ist eine cloudbasierte Lösung zur Vorlagenverwaltung, die einen zentralen Speicherort für alle Ihre Unternehmensvorlagen bietet. Über die zentrale WebApp von Templafy können Mitarbeiter von jedem Gerät oder Standort aus jederzeit auf alle Dokumentvorlagen zugreifen. Vorlagen können auch über Microsoft Office-Anwendungen abgerufen werden, sodass Ihren Mitarbeitern die Verwendung der richtigen Vorlagen besonders leichtfällt.
Durch Admin-Zugriff und Benutzerkontrollen stellt Templafy sicher, dass Mitarbeiter nur auf die für sie relevanten Vorlagen zugreifen können. Admins können Vorlagen zudem leicht aktualisieren und innerhalb weniger Minuten im gesamten Unternehmen bereitstellen, sodass alle Mitarbeiter stets auf die neuesten konformen Vorlagen zugreifen können. Neben Dokumentvorlagen speichert Templafy auch andere Assets, wie Logos, Bilder, PDF und Textbausteine, damit alle Elemente, die für die Dokumentenerstellung benötigt werden, immer griffbereit sind. Templafy vereinfacht die Migration in die Cloud und in Office 365 und stellt sicher, dass diese einfache Handhabung beibehalten wird, da Vorlagen intuitiv gespeichert, verwendet und aktualisiert werden können.
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Zusätzliche Ressourcen
In unserem Blog finden Sie weitere Informationen zur Cloud-Migration und wie Sie diese in Ihrem Unternehmen erfolgreich durchführen können.
