Digitale transformatie van bedrijfsdocumenten en templates

Wat is digitale transformatie?

sticky notes on board

Met digitale transformatie wordt het proces bedoeld waarbij traditionele manieren van werken worden omgedoopt in efficiëntere, digitale werkprocessen. Workflows worden aangepast aan nieuwe technologieën en software, en laten processen zo efficiënt mogelijk werken.

Digitale transformatie gaat hand in hand met technologische vooruitgang. De nieuwste stap op het gebied van deze transformatie is de verschuiving van on-premise naar cloud-based oplossingen. Deze zijn beter geschikt voor het toenemend aantal digitale werkplekken met steeds meer apparaten en kantoorlocaties.

Digitale transformatie brengt op bedrijfsniveau meerdere veranderingen met zich mee. Deze betreffen bijvoorbeeld:

  • Templates voor documenten
  • Digital middelen
  • Opslagsystemen
  • Workflows
  • IT ecosystemen en integraties
illustration of globe
De noodzaak van digitale transformatie

Waarom is digitale transformatie belangrijk voor organisaties?

Vanwege hun omvang en complexiteit hebben grote organisaties meer baat bij digitale transformatie dan kleinere bedrijven. Grote organisaties hebben vaak meerdere kantoren over de hele wereld, met medewerkers die tussen verschillende kantoren reizen en daarbij verschillende apparaten gebruiken.

Bij organisaties waarin nog veel met oudere, bestaande systemen wordt gewerkt treden vaak problemen op, omdat medewerkers moeilijk toegang krijgen tot de documenten en processen die ze nodig hebben voor een goede workflow. Gedigitaliseerde processen kunnen bedrijven dus enorme tijdsbesparingen opleveren – alleen dat maakt het al interessant voor grote organisaties.

ipad with admin center
Documenten en digitale transformatie

Hoe digitale transformatie documenten en templates beïnvloedt

Digitale transformatie heeft zijn weerslag op meerdere onderdelen van een organisatie. Een voorbeeld van een gebied waarin digitalisering van pas kan komen is het beheer van bedrijfsdocumenten. Alle medewerkers maken en gebruiken documenten en templates tijdens hun werk, ongeacht in welke branche. In de eerste fase van digitale transformatie kwamen documenten die voorheen op papier werden bewaard, beschikbaar op computers. Een bijkomend probleem dat hierbij optrad was de vindbaarheid; medewerkers wisten actuele en merkconsistente templates moeilijk te traceren. Ze werden vaak opgeslagen op het intranet of gedownload naar een desktop.

Ook het updaten van documenttemplates – en vervolgens het distribueren daarvan – kost IT-afdelingen nog steeds veel tijd en mankracht. Als medewerkers de nieuwste versies van templates en digitale assets vervolgens nog steeds niet kunnen vinden, ligt naast non-compliance ook nog eens het risico van verkeerde branding op de loer. Dat moet beter kunnen.

document layers with automation wheel
Digitale transformatietechnologie

Technologie en de opkomst van SaaS bij digitale transformatie

Problemen met templates worden opgelost dankzij software-as-a-service (SaaS) platforms die de werkprocessen van medewerkers verbeteren. Cloud-based technologie heeft zich in alle vormen van documentworkflowsystemen genesteld, zoals DAM, DMS, CMS, ECM, CRM en meer. Elk van deze systemen heeft nu een digitaal getransformeerde manier van werkondersteuning, wat de ervaring voor eindgebruikers verbetert, of dat nu klanten of medewerkers zijn. Dankzij deze nieuwe systemen ontstaat een efficiëntere manier van werken en stijgt de productiviteit – er wordt immers minder tijd besteed aan taken die nu geautomatiseerd zijn.

SaaS-systemen zijn vaak cloud-based, waardoor ze gemakkelijker toegankelijk zijn voor medewerkers. Nu digitale werkplekken wereldwijd de norm worden, ben je als bedrijf met cloud-based technologie klaar voor de toekomt. Een fysieke locatie vormt geen enkele beperking meer.

layers with arrow and cloud
Templafy en digitale transformatie

Faciliteer je digitale transformatie met Templafy

Templafy is een cloud-based templatemanagementsysteem, dat de digitale transformatie van bedrijfsdocumenten en templates ondersteunt. Met Templafy sla je alle documenttemplates en digitale hulpmiddelen centraal op, op een locatie die makkelijk toegankelijk is voor eindgebruikers. Alle templates en assets worden door beheerders bijgewerkt en gedistribueerd via het Admin Center. Zo zijn de juiste versies hiervan altijd toegankelijk voor medewerkers, en wordt er per medewerker gefilterd wat voor hem of haar relevant is.

Templafy wordt geopend in een taakvenster in Office-toepassingen. Medewerkers hoeven hun vertrouwde werkprocessen dus niet te onderbreken om de templates en hulpmiddelen die ze nodig hebben, zoals logo's en tekstelementen, te selecteren. Ze besparen dus tijd en worden productiever.

Het verbeteren van werkprocessen door ze volledig cloud-based te maken is een typisch voorbeeld van de vele voordelen van digitale transformatie. Templafy is daar dan ook volledig in thuis.

Vraag een gratis demo aan of neem contact met ons op voor meer informatie.

Nu uitproberen Contact opnemen

Extra informatie

Kijk op onze blog voor meer informatie over Office 365.