De Templafy oplossing
Templafy helpt bij het maken van de perfecte bedrijfsdocumenten. Bekijk de video of neem contact met ons op voor meer informatie.
Wat is Templafy?
Templafy is een slimme oplossing voor het beheren, automatisch updaten en delen van documenttemplates en digitale huisstijlelementen binnen de hele organisatie. Een oplossing die door communicatie- en complianceteams wordt beheerd, door IT wordt vertrouwd en medewerkers bij elke stap van het opstellen van documenten ondersteunt - en dat alles op een heel toegankelijke manier. Bekijk het volledige aanbod voor meer informatie.
Maak perfecte bedrijfsdocumenten in een handomdraai
Templafy brengt medewerkers die documenten maken en de digitale huisstijlelementen die ze daarvoor nodig hebben eenvoudig bij elkaar. Lees verder om te zien hoe Templafy productiviteit verhoogt, compliance garandeert en investeringen in de huidige IT-infrastructuur maximaal te gelde maakt.
Spoor fouten op voordat deze zich kunnen opstapelen
De gemiddelde medewerker werkt elke dag aan meerdere documenten, e-mails en presentaties. Bij grote bedrijven komt dat al gauw neer op miljoenen documenten per jaar. Zonder een betrouwbaar systeem voor het beheren van templates en digitale huisstijlelementen neemt de kans op (juridische) fouten toe. Met Templafy krijg je de controle over deze documenten terug en zijn deze zowel juridisch als qua huisstijl altijd up-to-date.
Verspreid aangepaste documenten, templates en digitale huisstijlelementen direct onder je medewerkers
Zonder centrale beheertool is het lastig om documenten zowel juridisch als qua huisstijl up-to-date te houden. Met Templafy kun je de nieuwste templates en digitale elementen direct verspreiden onder de betreffende medewerkers, precies daar waar ze deze nodig hebben.
Alles in eigen beheer met Templafy
Het Admin Center van Templafy is dé plek waar je snel en gemakkelijk je content kunt bijwerken en binnen de gehele organisatie kunt verspreiden. Medewerkers die op meerdere locaties of met meerdere merken werken, hebben dus altijd de meest recente, en zowel juridisch als qua huisstijl up-to-date, digitale elementen tot hun beschikking.
Centrale opslag
De centrale opslag beheert alle templates en digitale elementen die meteen kunnen worden bijgewerkt en gebruikt. De distributie is eenvoudig en de merkgerelateerde en juridische updates zijn makkelijk door te voeren.
Handige distributie
Dankzij toegang via Active Directory hebben medewerkers altijd relevante en actuele digitale huisstijlelementen, disclaimers, adressen en gebruikersspecifieke informatie binnen handbereik.
Dynamische informatie
Documenttemplates worden op dynamische wijze voorzien van relevante persoonlijke en bedrijfsinformatie. Dit is vooral handig voor medewerkers die op verschillende locaties en met verschillende merken werken.
Veilig hergebruik
Je kunt oude documenten probleemloos hergebruiken dankzij geautomatiseerde opsporing van verouderde en bijgewerkte (visuele) content.
Beheer - samengevat
Het beheer van Templafy vindt plaats in het centrale Admin Center. Hier worden hele documentecosystemen beheerd en vervolgens organisatiebreed gedistribueerd – en dat met een enkele muisklik. De hulp van IT is hierbij niet meer nodig. Alle beschikbare bedrijfscontent wordt goedgekeurd door je eigen deskundigen en beschikbaar gesteld in de applicaties die door je medewerkers worden gebruikt.
“Medewerkers weten nu zeker dat ze altijd de laatste versies van onze templates gebruiken, en alles is volledig geïntegreerd in het Office-pakket.”
Kristian Lysgaard, Director of Corporate Communications, PANDORA
Besteed je werktijd beter dankzij slimme documentcreatie
Om documenten te maken heb je de juiste templates en input nodig. Daarbij is standaardinformatie belangrijk, maar minstens ook context. Alleen zo kun je een persoonlijke touch aan templates toevoegen èn documenten die opnieuw worden gebruikt laten voldoen aan de nieuwste bedrijfsnormen
Met het platform van Templafy kunnen medewerkers dertig procent sneller documenten en presentaties maken en bijna vier uur per week besparen op het controleren van documenten.
Templafy’s productiviteitsoplossing
Via ons eenvoudige Admin Center worden templates en elementen beheerd en direct gedistribueerd binnen gehele organisaties zonder dat IT eraan te pas hoeft te komen. Automatisering bespaart tijd en de gebruiksvriendelijke interface geeft direct toegang tot relevante elementen. Een prettige, slimme gebruikerservaring zorgt ervoor dat documenten op een efficiënte en nauwkeurige manier worden aangemaakt en daarnaast up-to-date blijven.
Medewerkers hebben intuïtieve toegang tot bedrijfsdocumenten, slides, afbeeldingen en andere digitale elementen – direct in het programma waarmee ze werken. De elementen kunnen worden gefilterd zodat gebruikers alleen relevante inhoud te zien krijgen.
De automatische opbouwfunctie kan snel, eenvoudig en nauwkeurig complexe documenten samenstellen, terwijl intelligente templates op dynamische wijze gebruikersinformatie en -context invoegen.
Na het samenstellen kun je als gebruiker extra afbeeldingen, tekstelementen, slides en grafieken aan de templates toevoegen, direct vanuit de applicatie waarin je op dat moment werkt.
Bij opnieuw gebruik van templates controleert een automatische validator de content via een gecentraliseerd Admin Center op verouderde elementen. Zo blijven de presentaties altijd up-to-date en conform de voorschriften.
Productiviteit - samengevat
De tools van Templafy maken tijdverslindende activiteiten bij het creëren van documenten een stuk efficiënter – met hogere bedrijfsproductiviteit tot resultaat. Doordat Templafy alle apps en tools die worden gebruikt bij documentcreatie met elkaar verbindt, wordt de klus sneller en beter geklaard. Zo wordt de werktijd elke dag maximaal benut.
"We besteden minder tijd aan de voorbereiding van elke meeting omdat de presentaties al klaar staan om te worden samengesteld. Nu kunnen we ons meer richten op de behoeften en mogelijkheden van de individuele klant."
Tobias Lybech Bojesen, Digital Product Manager, Novicell.
Werknemers kampen niet langer met aanpassingsproblemen bij de overgang naar een duurzame oplossing
Een veranderende digitale werkomgeving kan weerstand bij werknemers oproepen. Vaak blijkt dat zij hun vertrouwde tools blijven gebruiken, ongeacht alle investeringen in de IT-infrastructuur. Dit kan worden voorkomen door simpelweg eenzelfde gebruikerservaring aan te bieden.
Verbind je documentsystemen
Templafy's duurzame oplossing integreert in bestaande IT-infrastructuren, waardoor investeringen in andere systemen vergemakkelijkt worden. Doordat Templafy daar is waar de gebruiker zich bevindt, wordt een vlekkeloze gebruikerservaring gegarandeerd. Tegelijkertijd legt het centrale Admin Center het beheer in handen van het management.
Templafy integreert met zowel on-premise als online applicaties voor documentcreatie. Zo hebben medewerkers directe toegang tot digitale middelen, precies daar waar ze mee werken.
Templafy integreert in bestaande documentmanagementsoftware, met een slimme workflow tot gevolg. De software die al in gebruik is neemt zo alleen maar in waarde toe.
Templafy is verbonden met CRM-systemen voor directe toegang tot klantinformatie – klaar om in documenttemplates in te voegen.
Templafy integreert met DAM-systemen, waardoor medewerkers direct vanuit de applicaties waarin ze werken toegang hebben tot alle digitale elementen van het bedrijf.
Templafy slaat templates en elementen op in de cloud en ondersteunt centrale opslagsystemen, zodat de bestaande opslagmethoden van een bedrijf in gebruik kunnen blijven.
Templafy voldoet aan de bedrijfsbeveiligingsstandaarden en is geïntegreerd met de meest gebruikte Single Sign-On technologieën en gebruikersinformatiesystemen.
Beveiliging op bedrijfsniveau die overal werkt
Je gegevens zijn veilig bij Templafy. We voldoen aan de bedrijfsbeveiligingsstandaarden door de integratie met de meest gebruikte Single Sign-On technologieën en gebruikersinformatiesystemen. Werk veilig vanaf elke plek, op elk apparaat, online of offline.
Digitale transformatie - samengevat
Templafy’s oplossing integreert in IT-infrastructuren, waardoor de investering in bestaande systemen wordt geoptimaliseerd. Doordat Templafy zich op de plaats van de gebruiker bevindt krijgen medewerkers een vlekkeloze gebruikservaring. Dit terwijl het Admin Center de managementtaken weer teruggeeft aan de contentmanagers. Zo is IT niet meer nodig bij het updaten en distribueren van content.
"Templafy heeft de manier waarop we met Microsoft Office werken voorgoed veranderd. We werken niet meer met mappen en intranetpagina's, maar we beheren de applicatie van binnenuit. Een enorme, maar zeer positieve verandering!"
Björgvin Brynjólfsson, Digital Marketing Manager, Marel
Veilige en toekomstbestendige technologie
Templafy's duurzame oplossing integreert in bestaande IT-infrastructuren, waardoor investeringen in andere systemen vergemakkelijkt worden. Doordat Templafy daar is waar de gebruiker zich bevindt, wordt een vlekkeloze gebruikerservaring gegarandeerd. Dankzij de cloudtechnologie werkt onze oplossing overal.
Eenvoudige integratie met je huidige IT-infrastructuur
Directe integratie in Microsoft Office, Office 365, SharePoint en méér.
