Intelligent informatiemanagement

Wat is intelligent informatiemanagement?

Intelligent informatiemanagement (IIM) wordt gedefinieerd als een reeks processen en onderliggende technologische oplossingen waarmee organisaties hun data kunnen beheren. Dankzij IIM kunnen ongestructureerde data èn content op een geavanceerde manier worden verwerkt.

IIM omvat:

  • Strategieën, methoden en tools die worden gebruikt om met gegevens om te gaan.
  • Het beheer van zowel ongestructureerde als gestructureerde content.
  • Het creëren, vastleggen, automatiseren, leveren, beveiligen en analyseren van content voor organisatorische doeleinden.

IIM en ECM

Intelligent informatiebeheer ontwikkeld vanuit enterprise content management

Enterprise content management (ECM) is het organiseren van bedrijfscontent op een zodanige manier dat deze gemakkelijk te vinden is en afgestemd op de gebruiker. Dit heeft echter zijn beperkingen, omdat het alleen over het beheer van de content gaat en de gerelateerde gegevens buiten beschouwing laat. ECM kan niet omgaan met ongestructureerde informatie die in steeds grotere hoeveelheden wordt geproduceerd door organisaties.

Intelligent informatiemanagement is een geavanceerde versie van ECM, die zowel data als content kan verwerken. Dankzij IIM wordt de hele levenscyclus van content, van de creatie tot de distributie, de opslag en het gebruik tot de archivering, beheerd en gemakkelijk toegankelijk gemaakt.

IIM en digitale transformatie

Intelligent informatiemanagement is een integraal onderdeel van de digitale transformatie

Door de voortdurende digitale transformatie zijn contentdiensten gemoderniseerd en wordt contentsoftware steeds meer cloud-based. Naarmate deze technologie verder evolueert, wordt de hoeveelheid data die organisaties moeten verwerken steeds groter.

Tel bij deze bestaande data een toenemend aantal soorten content op, en het wordt voor organisaties steeds moeilijker om beide te beheren. Om deze enorme hoeveelheid data en content efficiënt te kunnen benutten, moet een organisatie over systemen beschikken waarmee grote en complexe datasets eenvoudig kunnen worden beheerd en gebruikt. Hier komt IIM om de hoek kijken.

Voordelen IIM

Wat zijn de voordelen van intelligent informatiemanagement?

Met IIM worden content en data van een organisatie gemakkelijk georganiseerd en benut. Door het indexeren en archiveren van elementen kunnen gebruikers zoeken op trefwoorden en zo snel en eenvoudig informatie vinden. IIM-technologie integreert ook met andere softwaresystemen die worden gebruikt. Dit leidt weer tot een gestroomlijnde workflow, wat niet alleen een verbetering is in gebruikersgemak, maar ook het gebruik van andere systemen stimuleert. IIM biedt ook tracking- en analysemogelijkheden, waarmee organisaties kunnen zien welke data waar worden gebruikt.

IIM is erop gericht om organisaties te helpen hun content en data beter te begrijpen en te gebruiken, waar in het bedrijf dan ook. Met deze kennis kan content beter worden benut en geoptimaliseerd. Content wordt ook beter toegankelijk, wat weer tijd bespaart. IIM-software is vooruitstrevend, en anticipeert op de voortdurende digitale transformatie. Het is gebouwd met de insteek om uit te kunnen breiden en zo de toenemende uitdagingen op het gebied van data en content te kunnen ondervangen. De focus ligt echter op gebruiksgemak; alle medewerkers in de hele organisatie moeten het eenvoudig kunnen gebruiken.

Templafy platform

Templafy koppelt content rechtstreeks aan de gebruikers en volgt de documenten van de aanmaak tot het hergebruik

IIM is ontwikkeld vanuit de bedrijfsbehoefte bij te blijven met de gevolgen van de digitale transformatie en het bijbehorende nieuwe landschap. Het digitaliseren van bedrijfsprocessen, op een manier dat compliance en governance worden geautomatiseerd, is de kern van succesvolle digitale transformatie. Net zoals IIM content, data en klant met elkaar verbindt, zo verbindt Templafy content met de eindgebruiker. Zo kunnen organisaties de gehele levenscyclus van bedrijfsdocumenten volgen, van creatie tot opslag en hergebruik.

Met het Templafy platform zijn alle documenttemplates en digitale hulpmiddelen toegankelijk via een centrale, cloud-based locatie. Ze zijn direct beschikbaar binnen documenttoepassingen waar medewerkers mee werken, zoals Microsoft Office. Medewerkers kunnen vanaf elke locatie of elk apparaat werken en toch toegang hebben tot de content die ze nodig hebben. Door middel van controle door een beheerder krijgen gebruikers alleen toegang tot de content die voor hen relevant is. Gebruikers kunnen erop vertrouwen dat ze altijd werken vanuit de meest actuele en relevante versies, wat bijdraagt aan de compliance en productiviteit. Templafy integreert ook met veelgebruikte oplossingen zoals DMS, DAM en CRM, wat een compleet digitaal content management systeem mogelijk maakt. Templafy is een toekomstgerichte, duurzame oplossing die organisaties hun documenten en content op efficiënte en eenvoudige wijze laat beheren. En dat komt zowel de organisatie als de medewerkers ten goede.

Vraag een gratis demo aan of neem contact met ons op voor meer informatie.

Probeer Templafy nu uit

Extra bronnen

Kijk op onze blog voor meer informatie over IIM.