Stappenplan voor het gebruik van documenttemplates binnen organisaties

Van ontwerp tot implementatie en distributie in de organisatie

Leer Templafy in 3 minuten kennen ▷
Business document templates

Ontwerp templates voor bedrijfsdocumenten

Elke dag opnieuw maken medewerkers meerdere documenten en presentaties. Hun productiviteit kan drastisch worden verhoogd als ze hierbij gebruik kunnen maken van bestaande templates. Een
algemeen documenttemplate dat toegankelijk is voor alle werknemers bespaart tijd en verbetert de
productiviteit in de hele organisatie. Maar hoe worden deze templates nou eigenlijk gemaakt? En hoe kun je er als bedrijf zeker van zijn dat de medewerkers ze ook daadwerkelijk gaan gebruiken?

Het antwoord hierop bestaat uit verschillende elementen – van het ontwerpen van document- en
presentatietemplates tot het implementeren, beheren en distribueren ervan.

Stap 1: Template-ontwerp

Waarom is het ontwerpen van een template belangrijk?

Template-ontwerp is van onschatbare waarde voor je merk. Het beïnvloedt immers de manier
waarop hoe dat wat je communiceert door mensen wordt ontvangen, ongeacht of het voor intern of
extern gebruik is.

Voor de gebruiksvriendelijkheid en merkconsistentie moet rekening worden gehouden met de plaatsing van organisatielogo's, pictogrammen, wettelijke disclaimers en andere elementen, en dat allemaal in verschillende soorten documenten. Zo zijn een template voor een contract en eentje voor een salespitch wezenlijk anders vanwege het doel, maar ze moeten beide duidelijk herkenbare huisstijlelementen bevatten. Een andere factor waar rekening mee moet worden gehouden, zijn culturele regels omtrent stijl. Elk land heeft zijn eigen specifieke eisen met betrekking tot de informatie die in wettelijke disclaimers moet worden opgenomen, elk documenttemplate moet hieraan voldoen.

Het ontwerpproces van een template

Om te beginnen moeten interne stakeholders een handleiding opstellen met goedgekeurde
lettertypes, logo's, kleurenschema's en afbeeldingen, zodat ontwerpers alle noodzakelijke
huisstijlelementen tot hun beschikking hebben. Vervolgens wordt bepaald voor welke documenten
templates nodig zijn, bijvoorbeeld brieven, contracten, memo's of presentaties. Bij het kiezen van de templates moet de doelgroep niet worden vergeten.

De volgende stap is beslissen of het ontwerpproces aan een ontwerpbureau wordt uitbesteed of dat
een eigen grafisch ontwerper aan de slag mag. Afhankelijk van de organisatiestructuur kunnen er
verschillende stakeholders zijn, zoals teams die zich specifiek met het merk bezighouden,
marketingteams en documentmanagers. Elke collega die betrokken is bij het opstellen en behouden van de visuele identiteit van de organisatie zou betrokken moeten zijn bij het ontwerp van de templates.

Download de whitepaper "De template management gids"

In deze gids vind je:

  • Handige tips en voorbeelden van dynamisch template management
  • Veelvoorkomende struikelblokken en hoe je ze kunt voorkomen
  • Duidelijke uitleg over de voordelen van dynamisch template managementmanagement
Download de whitepaper

Stap 2: Documenttemplates implementeren

Templates in Office-applicaties implementeren

Zodra de templates zijn ontworpen, komt het eindproduct in een designformat beschikbaar, klaar
om te publiceren. De meeste templates kunnen niet zomaar worden geüpload als Microsoft Office-
template. Het uiteindelijke ontwerp moet zo worden uitgerold dat de stijl, marges en alinea-
afstanden in Word en lay-out in PowerPoint zodanig gestructureerd zijn dat het uiteindelijke
document zo goed mogelijk op het ontwerp lijkt. Hoewel grote bedrijven hier nog wel eens
templatemanagers voor in dienst hebben, is het in de meeste gevallen handig om hier een bedrijf
voor in te schakelen.

Implementatie van zakelijke documenttemplates

Bedrijven gespecialiseerd in implementatie weten alles over de specifieke codes die nodig zijn bij het
maken van documenttemplates in Word of PowerPoint. Ze maken een template-ontwerp dat
aansluit bij Office-applicaties. Implementatiebedrijven beheren en structureren de stijl, marges en
alinea-afstanden voor Word en lay-out voor PowerPoint, zodat medewerkers een stuk minder
fouten maken. Dit is van groot belang als je organisatie gebruik maakt van intelligente, ofwel
dynamische, templates, omdat hiervoor meer code nodig is.

Stap 3: Bedrijfstemplates ‘slim’ maken

Wat is een dynamische template?

De plek waar de gegevens binnen een documenttemplate terechtkomen, wordt bepaald door de implementatie: klant- of medewerkersinformatie verschijnt altijd op deze plek in het document en in de bepaalde stijl. Elementen kunnen niet worden gewijzigd of verwijderd door gebruikers. Zo kunnen medewerkers erop vertrouwen dat de documenten die met deze templates worden gemaakt in de huisstijl en juridisch correct zijn.


Slimme, of dynamische, templates laden automatisch gepersonaliseerde details in. Bepaalde informatie verschijnt in de template op basis van wie het document maakt en zijn of haar gemaakte keuzes. Het kan hier om gegevens gaan die specifiek zijn voor de gebruiker, zoals de naam en contactgegevens in een documenttemplate voor een brief, of complexere elementen, zoals het
invoegen van specifieke juridische disclaimers – omdat de gebruiker bepaalde opties heeft
geselecteerd.

Hoe worden dynamische templates samengesteld?

Om dynamische templates te configureren worden normaal gesproken tools die op een grafische
gebruikersinterface (GUI) zijn gebaseerd gebruikt. IIn Word kunnen inhoudsbesturingselementen
worden gebruikt om verwijzingen in te voegen in JSON notatie.

Deze verwijzingen hebben bijvoorbeeld betrekking op de elementen die personalisering mogelijk maken, zoals data, adressen en nummers. Via dit proces wordt persoonlijke informatie aan de documenttemplate toegevoegd.

Stap 4: Documenttemplates van hoge kwaliteit beheren en distribueren

Als je bedrijfsdocumenttemplates eenmaal zijn ontworpen en geïmplementeerd, moeten
medewerkers ze op een consistente manier gebruiken. De cloud-based software van Templafy zorgt
ervoor dat medewerkers de meest actuele document- en presentatietemplates kunnen gebruiken.
De software verweeft documenttemplates in de applicaties die medewerkers gebruiken, zoals
Office. Daardoor zijn ze intuïtief en eenvoudig te gebruiken.

Eenvoudige toegang tot dynamische templates

Dankzij dynamische templates besparen medewerkers tijd bij het maken van documenten, waardoor
ze hun tijd en energie op de content van het document, of andere belangrijke taken, kunnen richten.

Gecentraliseerde administratie

Door de gecentraliseerde administratie hebben medewerkers altijd direct toegang tot de nieuwste
documenten – in lijn met de huisstijl – zodat ze het maximale uit hun bedrijfsdocumenttemplates
kunnen halen.

Minder templates nodig

Omdat Templafy werkt met dynamische templates, betekent dit dat je minder medewerker-specifieke documenttemplates nodig hebt. In plaats van honderden brieftemplates, die iedereen overal op zijn of haar computer heeft staan, heb je voldoende aan één template waar iedereen toegang toe heeft en automatische relevante informatie kan toevoegen. Zo wordt documentcreatie sneller, beter en consistenter.

Cloud-based platform works from anywhere, on any deviceywhere, on any device

Templafy wordt gehost op Microsoft Azure's cloud service. Dit betekent dat je real-time updates voor je templates kunt uitrollen en dat je daar overal toegang toe hebt, ongeacht je apparaat en locatie.

Vraag een gratis demo aan om het zelf te ervaren of neem contact op voor meer informatie.ls.

Vraag een demo aan Neem contact op

Extra informatie

Neem een kijkje op onze blog voor meer informatie over het ontwerpen van documenttemplates.