Migreer Microsoft Office-templates naar de cloud

Wat is de migratie van Office-templates naar de cloud?

Microsoft Office 365 is een cloud-versie van Microsoft waar organisaties documenten in kunnen opstellen, er samen mee werken, erover communiceren en delen vanaf een gemakkelijk toegankelijke online locatie. Als onderdeel van de voortdurende digitale transformatie verplaatsen organisaties hun werkplekken steeds meer van on-premise oplossingen naar online omgevingen. Cloudmigratie omvat de verplaatsing van diverse aspecten van een organisatie naar de cloud, met inbegrip van bedrijfsdocumenttemplates en merkmiddelen die worden gebruikt bij het maken van documenten. Zo kunnen templates die al in Microsoft Office werden gebruikt, naar Office 365 worden gemigreerd, zodat ze toegankelijk zijn vanuit de cloud. Bij de migratie van Office-templates naar Office 365 moet rekening worden gehouden met het volgende:

  • Welke templates moeten worden verplaatst.
  • Welke templates moeten worden verplaatst.
  • Hoe je voor juridische en merkcompliance zorgt.
  • Hoe je bestanden update en versies beheert.
visual of business document template
Template management

Documenttemplates zijn een zeer effectief hulpmiddel voor organisaties

Documenttemplates maken documentcreatie een stuk eenvoudiger en zijn daarmee een belangrijk hulpmiddel voor organisaties. Een template bevat de basiselementen van elk document, inclusief huisstijlelementen zoals logo's en lettertypen, en kantoor- of afdelingsspecifieke content, zoals adressen of veelgebruikte tekstelementen. Medewerkers besparen tijd dankzij het gebruik van Microsoft Office-templates, omdat ze deze elementen niet telkens handmatig hoeven in te voeren. Templates vormen de basis voor documentcreatie en leveren organisaties een flinke tijdsbesparing op.

Dankzij templates kunnen documenten die medewerkers aan het maken zijn ook eenvoudig worden beheerd. Door merkelementen in templates op te nemen weten medewerkers zeker dat ze de juiste logo's en lettertypes op de juiste plaatsen gebruiken. Op dezelfde manier kan naleving van de wetgeving gemakkelijk worden gecontroleerd dankzij templates met wettelijke disclaimers. Het gebruik van templates garandeert medewerkers dat hun documenten altijd merkconsistent en compliant zijn.

Template management

De uitdagingen bij het gebruik van templates

Hoewel het met templates makkelijker wordt voor medewerkers om documenten te maken, zijn er enkele uitdagingen bij het gebruik ervan. Aangezien templates elementen bevatten die vaak om aanpassingen vragen, zoals merkafbeeldingen of wettelijke disclaimers, moeten ze regelmatig worden bijgewerkt. Deze bijgewerkte versies moeten door de hele organisatie worden verspreid. Templates worden normaal gesproken door IT opgeslagen op een file share, gedownload naar desktops of uitgerold naar de werkplekken van gebruikers. Dat maakt het implementeren van updates vaak moeilijk en tijdrovend. Het is al snel een last voor drukke IT-afdelingen, en bovendien foutgevoelig wanneer medewerkers templates zelf moeten downloaden en bijhouden op hun desktop.

Templatenbeheer in de cloud

Cloudopslag biedt de oplossing

Templates die in de cloud zijn opgeslagen, hoeven niet te worden gedownload naar de desktop van een gebruiker of te worden verspreid door IT-afdelingen. In plaats daarvan is er één centrale locatie waar templates beschikbaar zijn voor alle gebruikers, op elk apparaat en vanaf elke kantoorlocatie. Cloudopslag vereenvoudigt zo ook de implementatie van template-updates, omdat deze vrijwel direct in de cloud voor iedereen beschikbaar zijn. Medewerkers werken veilig, in de wetenschap dat ze altijd de meest actuele templates gebruiken, die voldoen aan de nieuwste merknormen en wettelijke vereisten. Dit vermindert het risico op non-compliance en geeft je meer controle over de documenten die medewerkers maken.

Templates migreren naar de cloud

Waar moet je op letten bij de migratie van Office-templates naar de cloud?

Hoewel cloud-oplossingen leiden tot beter template management, kan de migratie zelf problemen opleveren. Voordat je documenttemplates naar de cloud verplaatst, zou je de volgende vragen moeten beantwoorden:

  • Welke templates worden er in mijn organisatie gebruikt?
  • Welke nieuwe templates zou mijn organisatie goed kunnen gebruiken?
  • Wie moet toegang hebben tot welke template?
  • Hoe worden deze templates onderhouden?
  • Wie wordt verantwoordelijk voor het onderhoud?
  • Hoe gebruiksvriendelijk zijn de templates?

Als je deze vragen beantwoordt en ervoor zorgt dat de opslag en het beheer van templates in de cloud aansluit bij de antwoorden, benut je de overstap naar de cloud optimaal.

Templafy helpt bij migratie naar de cloud

Templafy is het perfecte platform voor het verplaatsen van templates naar de cloud

Een belangrijke vraag bij het bespreken van de migratie van Office-templates naar de cloud betreft de beste locatie voor het opslaan van documenttemplates. Templafy is het ideale platform voor het opslaan van documenttemplates en -middelen.

Templafy is een cloud-based oplossing voor template management, met een centrale opslaglocatie voor alle templates die in je organisatie worden gebruikt. Templafy staat op een centrale locatie die via een WebApp vanaf elk apparaat of elke locatie toegankelijk is. Dit betekent dat medewerkers altijd toegang hebben tot documenttemplates. De templates zijn ook bereikbaar vanuit Microsoft Office-applicaties, wat het voor medewerkers makkelijk maakt om de juiste versies te gebruiken.

Dankzij de beheerfunctie en gebruikerscontroles zorgt Templafy ervoor dat medewerkers alleen toegang hebben tot de templates die hen betreffen. Beheerders kunnen ook updates in templates doorvoeren en deze binnen enkele minuten uitrollen naar de gehele organisatie. Zo heeft iedere medewerker altijd toegang tot up-to-date en compliant templates. Naast documenttemplates slaat Templafy ook andere hulpmiddelen op, zoals logo's, afbeeldingen, pdf's en tekstelementen. Alle benodigdheden voor een document staan zo handig bij elkaar. Dankzij Templafy wordt de migratie naar de cloud en Office 365 een fluitje van een cent. Templates worden op een handige manier opgeslagen, zodat ze op een intuïtieve manier kunnen worden gebruikt en geüpdatet.

Vraag je gratis demo aan om aan de slag te gaan, of om meer informatie te krijgen

Probeer Templafy uit

Extra bronnen

Bekijk onze blog voor artikelen over cloud migratie en hoe je dit kunt toepassen in jouw organisatie.