Klant: Ramboll
- Sector: Technische consultancy
- Locatie: 35 landen
- Aantal medewerkers: 15.000
Het klantverhaal van Ramboll
Ramboll is een toonaangevend ingenieurs- en ontwerpbureau, opgericht in 1945. Ramboll heeft wereldwijd driehonderd kantoren met 15.000 medewerkers die werken aan verschillende projecten, variërend van transport en energie tot managementadvies.
Als internationale organisatie met honderden vestigingen over de hele wereld werd het voor Ramboll een steeds grotere uitdaging om een consistente huisstijl aan te houden. Ramboll had een template managementsysteem, maar alle andere marketingcontent, zoals presentaties of tekstelementen, stond op hun intranet. Vanwege het gebrek aan een centrale plek konden gebruikers slecht aan het materiaal komen dat ze nodig hadden om bedrijfsdocumenten en -presentaties in lijn met de huisstijl te maken.
Roos Nederveen, senior consultant corporate branding, weet nog goed hoe het was: “Al onze standaard tekstelementen over Ramboll stonden in PDF op een kleine interne website. Medewerkers konden maar moeilijk vinden wat ze nodig hadden, wanneer ze bepaalde communicatiemiddelen wilden maken.”
Rambolls oplossing
Sinds Templafy zijn intrede heeft gedaan, is alle nieuwe marketingcontent direct beschikbaar waar de mensen het nodig hebben – in PowerPoint en Word. Roos vertelt: “Dankzij Templafy kunnen onze medewerkers nu eenvoudig relevante informatie direct importeren in Word-documenten, zoals rapporten en offertes. Daarnaast is de bibliotheek met slides die we hebben opgebouwd zeer goed ontvangen door de medewerkers, met name omdat dit hen enorm veel tijd bespaart. Nu kunnen ze snel professionele presentaties en documenten conform de huisstijl maken.”
Dankzij Templafy hoeven de medewerkers niet online te zoeken naar afbeeldingen of iconen, deze passen waarschijnlijk ook niet bij de Ramboll-stijl. Alle – meer dan tweehonderd – merkiconen, bedrijfsinfographics en kant-en-klare documenttemplates zijn nu gemakkelijk te vinden.
Templafy helpt Ramboll ook door middel van e-mailhandtekeningen aan een consistente merkvoering. In het verleden moesten werknemers een e-mailhandtekening zelf activeren. Met Templafy wordt nu de meest actuele e-mailhandtekening automatisch toegevoegd aan iedere e-mail die wordt verstuurd, volledig in de huisstijl. Zo worden alle e-mails binnen het hele bedrijf op dezelfde manier afgesloten en hoeven deze handtekeningen niet handmatig door medewerkers te worden toegevoegd.
Roos: “Templafy heeft een professioneel en gecentraliseerd proces voor het toevoegen van e-mailhandtekeningen en -banners. Ons marketingteam zorgt ervoor dat alle bannercampagnes zijn goedgekeurd voordat ze worden toegevoegd. We kunnen ze zelfs filteren voor specifieke onderdelen van de organisatie. Maar het belangrijkste is dat we zo voorkomen dat medewerkers eigen e-mailhandtekeningen of campagnes gebruiken, afwijkend van onze huisstijl.”
Voordat Templafy in gebruik werd genomen, verliep het verspreiden van nieuwe content nogal moeizaam. Er moest een templatepakket worden bijgewerkt, IT rolde dat uit en vervolgens moest er worden gewacht tot de update bij alle medewerkers op hun computer stond. Het marketingteam van Ramboll kan nu met één druk op de knop in de hele organisatie updates uitrollen voor documenttemplates, powerpointpresentaties, slides en e-mailhandtekeningen. Alle medewerkers hebben nu vanuit Microsoft Word toegang tot documenttemplates, tekstelementen en afbeeldingen.
De grootste verandering die er sinds de invoering van Templafy bij Ramboll heeft plaatsgevonden, is de toename in het gevoel van controle bij het maken van documenten en presentaties. Medewerkers kunnen nu snel en eenvoudig de nieuwste slides en presentatielay-outs gebruiken. We hebben veel positieve geluiden gehoord van gebruikers over de tijdsbesparing die Templafy hen oplevert. Het marketingteam kan inmiddels gerust ademhalen: alle content die vanuit Ramboll wordt verstuurd voldoet nu altijd aan de merkrichtlijnen.
Meer klantverhalen
Bekijk hoe Templafy bedrijven over de hele wereld helpt slimmer te werken met zakelijke documenten.
Aan de slag met Templafy
Ontdek de platformfuncties van Templafy om erachter te komen hoe de automatisering de creatie van zakelijke documenten perfectioneert.