Hoe If P&C Insurance’s Industrial de toegankelijkheid en de kwaliteit van de documenten verbetert
- Sector: Verzekeringen
- Locatie: 11 landen
- Aantal medewerkers: 6.500
If P&C Insurance’s compliance prioriteiten rondom compliance
If P&C Insurance Ltd is een schadeverzekeraar van formaat in Scandinavië en de Baltische staten, met ongeveer 6.500 medewerkers in elf landen. If heeft ongeveer 3,7 miljoen klanten, variërend van particulieren tot grote bedrijven. Industrial is een van de drie bedrijfsonderdelen van If en heeft kantoren in acht landen.
De verzekeringsbranche is sterk gereguleerd. Het is dus van groot belang dat de medewerkers van Industrial toegang hebben tot relevante en actuele informatie bij het maken van documenten en presentaties. Vanwege de vele kantoorlocaties en verschillende klantbehoeftes, was een centrale – en dus overzichtelijke – oplossing nodig om met templates en digitale middelen te kunnen werken die altijd up-to-date zijn.
Voordat Templafy zijn intrede deed, maakten medewerkers hun eigen documenten en templates met afbeeldingen die ze op het internet vonden. Vervolgens sloegen ze die op hun eigen computer op. Zo wist niemand welke templates voldeden aan de compliance- en merkrichtlijnen van Industrial.
Hoe IF compliance in documenten garandeert
IF koos voor Templafy’s cloud-based systeem, dat simpelweg een centrale plek is waar alle medewerkers up-to-date document- en presentatietemplates kunnen vinden. De marketingafdeling kan medewerkers algemene templates voor verschillende soorten documenten geven. Deze templates kunnen eenvoudig worden aangepast aan de specifieke behoeften van het land of de medewerker.
Anna Andersson-Solja vertelt: “Met Templafy hebben we nu één algemene opslaglocatie voor alle templates en content, waar iedereen toegang tot heeft. Alle medewerkers weten nu dat ze hier moeten zijn bij het maken van documenten.”
Het volgen van de huisstijl in documenten was sowieso een moeizaam proces. Sommige documenten, zoals verzekeringsvoorwaarden, werden naar externe bureaus gestuurd die de documenten dan vormgaven. De documenten werden in PDF teruggestuurd naar de medewerkers, wat betekende dat het document bij elke verandering het hele proces weer moest doorlopen. Zelfs de documenten met verzekeringsvoorwaarden die voorheen naar externe bureaus werden gestuurd, kunnen nu intern worden aangemaakt. Templafy biedt medewerkers ook toegang tot goedgekeurde digitale middelen, zoals afbeeldingen. Deze kunnen eenvoudig aan kant-en-klare placeholders in verschillende Word- en PowerPoint-templates worden gekoppeld.
Voor Anna betekent de implementatie van Templafy dat ze nu eenvoudig nieuwe content kan uitrollen of bestaande content kan updaten voor iedereen in de organisatie, in welk kantoor dan ook. Zodra Anna wijzigingen heeft aangebracht zijn de nieuwe templates en updates direct beschikbaar. “Ik hoef de tekst van het document maar op één plaats bij te werken. Ik hoef geen tekst meer te kopiëren en te plakken naar verschillende templates, of zelfs bij te houden welke templates zijn bijgewerkt.”
Het grootste voordeel van het werken met Templafy is ongetwijfeld de enorme verbetering van onze documenten, zowel visueel als inhoudelijk. Daarnaast hebben we echt veel tijd bespaard. Niet alleen ik, maar elke medewerker. Nu we simpel en snel documenten en presentaties kunnen maken, kunnen we ons weer concentreren op andere, misschien wel belangrijkere, taken. En ook hier geldt: tijd is geld.”
Meer klantverhalen
Bekijk hoe Templafy bedrijven over de hele wereld helpt slimmer te werken met zakelijke documenten.
Aan de slag met Templafy
Ontdek de platformfuncties van Templafy om erachter te komen hoe de automatisering de creatie van zakelijke documenten perfectioneert.