Waarom de overstap naar Templafy past bij de langetermijndoelen van De Fryske Marren
- Sector: Overheid
- Locatie: Nederland
- Aantal medewerkers: 600
Hoe digitalisering bijdraagt aan de tevredenheid van inwoner en medewerker
De Fryske Marren is een gemeente die voortkomt uit een fusie in 2013 van drie Friese gemeenten. Het bestaat voor het grootste deel uit het merengebied en telt 51.000 inwoners. De Fryske Marren staat behalve de meren, ook bekend om het toerisme, de gastvrijheid, de sfeervolle dorpen, het verenigingsleven en de vele evenementen. Momenteel timmert De Fryske Marren hard aan de weg om de klimaatbestendigheid te verbeteren.
De gemeente De Fryske Marren telt ongeveer 600 medewerkers en is in 2017 begonnen met het project digitale dienstverlening. Toen veel burgerzaken gedigitaliseerd waren, werd het tijd om de werkprocessen van de eigen medewerkers te digitaliseren. Met het motto ‘Iedereen in beweging, samen digitaal aan de slag’ is het doel om in 2024 zo veel, efficiënt en snel mogelijk digitaal met elkaar samen te werken.
Bij het digitaliseren van werkprocessen migreerde De Fryske Marren veel applicaties naar de cloud. De gemeente was al jaren tevreden klant van de documentcreatietoepassing iWRITER. De transitie naar de cloud ging perfect samen met de overstap naar de cloudvariant van iWRITER, Templafy.
Een gemakkelijke overstap door uitgebreide training en duidelijke communicatie
Gemeente De Fryske Marren heeft de overstap naar Templafy als positief ervaren. De teammanager Informatie, cluster I&A en functioneel beheerder van De Fryske Marren waren betrokken bij de aanschaf en implementatie van Templafy. Na de technische implementatie volgde het team een training bij Esther van Wijngaarden, Teamleider Migratie bij Templafy, om zelf aan de slag te kunnen met sjablonen ombouwen.
Martin de Vries, functioneel beheerder: “Het was een intensief proces met een andere werkwijze dan dat ik gewend was. Maar als je er even goed tijd in steekt en het je eigen maakt, is het een fijne manier van werken. En als ik vragen had, kon ik altijd terecht bij Esther.”
Het overstapproces ging soepel dankzij uitgebreide training en korte communicatielijnen. Voor elke stap in het proces konden ze terecht bij de juiste persoon. Bij de accountmanager konden ze terecht voor commerciële vragen, bij het migratieteam voor alle inhoudelijke vragen en met de customer success manager bespreekt het team hoe het gebruik verder geoptimaliseerd kan worden.
De ervaringen en voordelen van de overstap
De Fryske Marren was tevreden over iWRITER, maar ervaart Templafy als nog gebruiksvriendelijker. De overzichtelijke lay-out en de verbeterde integratie in Word, zoals de afdrukmogelijkheden, zijn hier onderdeel van. De eindgebruikers zien het real-time invullen van de vraagvelden in het taakvenster aan de zijkant van het document in plaats van een hinderlijk venster over de documenten heen als een groot voordeel. Daarnaast heeft iedere medewerker ten alle tijden beschikking over de juiste sjablonen die volledig voldoen aan de gemeentelijke huisstijl en de meest recente informatie bevatten.
Afgelopen jaar is De Fryske Marren overgestapt op een nieuw zaaksysteem. Templafy heeft een generieke koppeling, StUF-DCR, met alle zaaksystemen en ondersteunt de richtlijnen van de VNG. De Fryske Marren maakt gebruik van Decos JOIN. De koppeling met StUF-DCR zorgt ervoor dat veel gegevens in het document al direct ingevuld worden vanuit dit zaaksysteem. Hierdoor kan de eindgebruiker met het invullen van een minimaal aantal vraagvelden een document creëren en deze koppelen aan de juiste zaak. Dit bespaart veel tijd voor de medewerkers van de gemeente. En Martin, de functioneel beheerder, is ook tevreden over de standaardkoppeling: “De integratie werkt goed, de systemen koppelen naar behoren en het is niet foutgevoelig.”
Het gebruikersbeheer is volgens De Fryske Marren eenvoudig te managen. Regelmatig synchroniseren is niet meer nodig door de koppeling met Active Directory, wat enorm veel tijd bespaart. De gebruikers zijn direct aan de juiste teams en daarmee aan de juiste sjablonen gekoppeld. Voor de functioneel beheerder is het ook een voordeel dat de alle sjablonen in de cloud zijn opgeslagen en de laatste versie van een sjabloon snel en eenvoudig terug te vinden is, zonder te zoeken in de Windows Verkenner.
Nu ik me het werken met Templafy eigen heb gemaakt, merk ik dat ik met meer plezier sjablonen bouw.
Dankzij de StUF-DCR-koppeling kan ik Templafy opstarten vanuit het zaaksysteem, worden de meeste gegevens automatisch toegevoegd en daardoor kan ik me volledig richten op de inhoud van mijn documenten.
In mijn werk maak ik niet heel vaak gebruik van formele stukken zoals brieven en adviezen. Daarom is het erg handig om snel en eenvoudig het goede sjabloon te kunnen gebruiken. Zo kan ik mijn tijd steken in de inhoud van het stuk en hoef ik me geen zorgen te maken over het juiste lettertype of hoofdstukken.
Meer klantverhalen
Bekijk hoe Templafy bedrijven over de hele wereld helpt slimmer te werken met zakelijke documenten.
Aan de slag met Templafy
Ontdek de platformfuncties van Templafy om erachter te komen hoe de automatisering de creatie van zakelijke documenten perfectioneert.